모든 비즈니스 소유자가 알고 있듯이 시간은 돈입니다. 워크플로, 시간 관리 및 내부 관리 - 이러한 프로세스를 보다 효율적으로 만들 수 있다면 수익을 높일 수 있을 뿐만 아니라 비즈니스 생활의 창의적인 측면에 더 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.
모든 비즈니스가 효율성 향상의 이점을 누릴 수 있더라도 이미 팀에 프로젝트 관리자를 추가한 방법만 알면 됩니다. 따라서 한 걸음 물러서서 몇 가지 프로세스를 설정하십시오. 고객, 은행 잔고 및 건전성이 모두 감사할 것입니다. 효율성 계발을 위해 계속 읽으십시오.
완벽한 프로젝트 관리
귀하의 비즈니스에는 작업 완료를 보장하면서 창의성을 위한 플랫폼이 필요합니다. 완벽한 프로젝트 관리 – 아이디어가 당신의 열정을 식힐 수 있지만, 정리하는 것이 항상 제 시간에 훌륭한 작업을 수행하는 데 핵심입니다.
귀하의 비즈니스는 기한 및 요구 사항, 예산 및 청구, 파일 및 피드백을 잘 파악하고 있어야 합니다. 그 과정에서 고용할 수 있는 직원은 말할 것도 없습니다. 비밀은 무엇입니까?
수동이든 디지털이든 관계없이 프로젝트에 논리적으로 접근할 수 있도록 하는 효율적인 시스템과 프로세스가 필요합니다. 외부 클라이언트를 위해 작업을 수행하는 경우 작업을 계속 파악해야 합니다. 그렇지 않으면 작업 부하에 휩싸일 위험이 있습니다.
브리핑 분석:
프로젝트를 수주한 후에는 브리핑을 분석하고 완료하기 위해 해야 할 일을 파악하십시오. 고객이 속한 시장, 브랜드, 비즈니스, 경쟁사 등에 대해 얼마나 많은 조사를 해야 합니까? 연구 및 영감을 위한 시간을 계획하고 아이디어를 스케치하고 다듬습니다.
올바른 세부 정보 얻기:
개요를 설정하고 수수료에 대해 제공하는 항목을 최대한 구체적으로 작성하십시오. 이것은 시간이 걸릴 수 있지만 종종 장기적으로 많은 고통을 덜어줍니다. 프로세스에 대해 더 많이 공개할수록 클라이언트는 귀하가 수행하는 작업의 가치를 더 많이 보게 됩니다.
대화 기록:
클라이언트와 대화하는 동안 메모를 작성하고 문서 로깅 피드백을 유지합니다. 회의나 전화 통화를 마친 후 동의한 내용을 요약한 이메일을 보내세요. 잘못 이해한 것이 있으면 클라이언트가 이를 명확히 할 수 있습니다.
부하 공유:
다른 사람과 비즈니스를 운영하는 경우 프로젝트 관리 작업 부하를 분할합니다. 여러분 각자는 한 번에 하나의 프로젝트를 소유하고 완료까지 볼 수 있습니다. 그러나 전체 시스템에 동의하십시오. 사람마다 시스템이 다르면 혼란이 옵니다.
다른 사람을 먼저 시작:
프로젝트의 일부를 다른 사람에게 할당해야 하는 경우 직접 작업하기 전에 브리핑하고 시작하도록 하십시오. 당신은 당신을 걸려있는 무언가가 있다고 느끼지 않을 것입니다, 그것은 또한 병목 현상과 막판 '왜 이것이 완료되지 않습니까?'를 방지합니다. 미친 짓.
작업표:
주간 작업표를 사용하여 비즈니스가 각 작업에 소요하는 시간을 기록하고 이 데이터를 사용하여 효율적으로 작업하고 적절한 금액을 청구하는지 계산합니다.
고객에게 마감일 제공:
때로는 고객도 마감일을 준수해야 합니다. 그렇지 않으면 배송할 수 없습니다. 클라이언트로부터 정보나 구성 요소가 필요한 경우 필요한 사항에 대해 초기에 담당자와 소통하고 모든 정보를 받을 시기에 대한 마감일에 동의하십시오.
피드백을 위한 시간:
개인적으로 소요될 것이라고 생각하는 시간만을 기준으로 각 단계가 소요될 시간을 추정하지 마십시오. 귀하와 귀하의 직원이 업무를 논의하고 개발하며 고객 피드백을 받을 수 있는 시간을 마련하십시오. 수정은 예상보다 오래 걸립니다.
약간의 비관론:
잘못될 수 있는 것이 항상 잘못될 수는 없지만 문제를 예상하는 것이 중요합니다. 클라이언트, 직원 및 공급업체가 귀하에게 말하는 내용에 귀를 기울이십시오. 그들이 마감일에 '예'라고 답했지만 매우 바쁘다고 덧붙인다면 그들이 현실적인지 알아보기 위해 질문을 할 가치가 있습니다.
장기 계획:
같은 주에 두 개의 주요 프로젝트를 완료한 사람이라면 마감 기한 충돌이 킬러가 될 수 있다는 것을 알고 있습니다. 가능하면 주요 프로젝트가 약 2주마다 종료되도록 주기를 개발하십시오. 그렇게 하면 주의가 분산되지 않고 각 고객에게 최선을 다할 수 있습니다.
필수 시간 관리 요령
당신은 당신의 시간에 상충되는 요구에 직면하게 될 것이므로 약간의 미래 계획은 배당금을 지불할 것입니다.
최악의 경우:
많은 사람들은 자신이 싫어하는 일을 먼저 처리하는 것이 방해가 된다는 사실을 알게 됩니다. 가장 생산적일 때를 파악하고 최고일 때 지루하고 까다롭거나 더 힘든 작업을 슬램덩크하십시오.
목록에 충실하십시오:
효과적인 프로젝트 관리는 자신의 시간을 관리하는 것으로 시작하고 끝납니다. 매일 할 일 목록을 만들고 그것을 고수하십시오. 백업 항목 포함 - 목록에 있는 항목이 지연되거나 실패한 경우 얻을 수 있는 항목입니다.
우선순위를 정하는 방법을 배우십시오:
작업은 날마다 다르지만 일부는 다른 것보다 더 중요할 수 있으므로 할 일 목록을 작성할 때 그날 실제로 완료해야 하는 작업을 표시하십시오.
프로젝트 관리자 영입:
까다로운 프로젝트 관리자를 영입하는 것이 비즈니스 효율성을 개선하는 가장 빠른 방법입니다.
유연하게 일하기:
어떤 날은 일이 계획대로 진행되지 않을 수 있으므로 유연하게 일을 교환할 수 있습니다. 그리고 현실적이 되십시오 – 달성할 수 없는 목표를 설정하지 마십시오. 모든 작업을 위임할 수 있습니까?
먹고 마시고 즐기기:
사업 운영의 압박과 긴장을 풀기 위해 시간을 내는 것 사이의 균형을 맞추는 것이 중요합니다. 운동, 건강한 식습관, 충분한 수면은 모두 전반적인 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다.
이메일 규제:
5분마다 이메일을 확인하는 것이 효율성을 줄이는 가장 빠른 방법입니다. 이메일 처리 일정을 정하십시오. 고객이 전 세계 어디에 기반을 두고 있는지에 따라 아침에 먼저, 오후에 다시 할 수 있습니다.
고객에게 엄격하십시오:
이메일 일정을 정했으면 고객에게 알려서 대신 전화 통화로 넘쳐나지 않도록 하십시오. 한 클라이언트가 합리적인 것보다 더 많은 시간을 사용하고 있는 경우 단호하고 정중하게 그들의 요청이 비생산적이 되고 있음을 설명하십시오.
간트 차트 마스터 클래스
값비싼 프로젝트 관리 프로그램보다 노동 집약적이지 않은 Gantt 차트는 진행 상황을 추적합니다.
세분화: Excel 또는 Word에서 Gantt 차트를
설정하거나 화이트보드에 그릴 수 있습니다. 가장 먼저 해야 할 일은 수행해야 하는 작업에 따라 귀하, 귀하의 팀 및 클라이언트가 작업을 세분화하는 것입니다. Excel에서 Gantt 차트를 만드는 방법 에 대한 자세한 내용은 Microsoft 지원 페이지 (새 탭에서 열림) 에서 찾을 수 있습니다 .
모두 나열:
왼쪽 아래 목록에 작업을 작성합니다. 물론 목록의 내용은 귀하가 속해 있는 비즈니스 유형과 제공하는 제품 또는 서비스의 종류에 따라 다릅니다. 그러나 고객이 작업을 확인하는 시간과 필요할 수 있는 수정 사항도 고려해야 합니다.
시간 요인:
시간은 차트 상단에서 왼쪽에서 오른쪽으로 표시됩니다. 대부분의 프로젝트는 일 단위로 측정된 기여자의 시간에 의존하므로 'M', 'T', 'W', 'T' 및 'F'라는 제목의 작은 열을 사용하는 것이 가장 좋습니다. 주말 포함 여부는 귀하에게 달려 있습니다.
주문 설정:
이제 프로젝트의 어떤 부분을 독립적으로 수행할 수 있는지, 어떤 부분이 서로 의존하는지 파악하십시오. 예를 들어 디자인 스튜디오를 운영한다면 브로슈어 레이아웃은 시작할 수 있지만 카피, 사진, 일러스트레이션 없이는 완성할 수 없습니다. 왼쪽 아래에서 완료해야 하는 순서대로 작업을 재정렬하십시오.
색상 코드:
까다로운 부분은 각 요소에 필요한 시간을 추정하는 것입니다. 이것을 플로팅하고 왼쪽에서 오른쪽으로 차트에 채울 때 날짜를 색으로 구분합니다. 디자인 스튜디오의 예를 따르면 개념은 4일, 클라이언트 승인은 2일, 레이아웃은 5일, 카피라이팅은 2일이 걸릴 수 있습니다. 그러면 종속성 패턴이 나타납니다.
공식:
프로젝트의 한 섹션이 얼마나 오래 걸릴지 예측하려면 경험이 필요합니다. 한 가지 대략적인 공식은 프로젝트의 각 요소와 최악의 경우에 대한 낙관적 평가를 한 다음 두 가지의 평균을 내는 것입니다.
비용:
프로젝트의 각 부분에서 하루에 지출할 것으로 예상되는 금액에 차단된 일수를 곱하여 프로젝트 비용을 계산합니다. 사진 비용은 하루에 $600, 디자인 $350, 카피라이팅 $400, 웹 개발 $800 등입니다. 차트는 또한 사진작가나 웹 개발자와 같은 외부 도움이 필요한 시기를 알려주므로 사전에 예약할 수 있습니다.
변경될 수 있음:
모든 것이 변경될 수 있으므로 진행하면서 Gantt 차트를 업데이트하십시오. 그러나 원본을 보관해야 프로젝트가 완료되면 되돌아가서 예측이 올바른 위치와 불안정한 위치를 확인할 수 있습니다.
- 최고의 온라인 마케팅 서비스 (새 탭에서 열림) 를 나열했습니다 .