Salesforce에서 데이터를 내보내고 보고서를 만드는 방법

01/17 2022
Salesforce에서 데이터를 내보내고 보고서를 만드는 방법: Salesforce Sales Cloud 보고서 대시보드
(이미지: © Salesforce)

Salesforce가 최고의 CRM 소프트웨어 (새 탭에서 열림) 목록 에서 뛰어난 CRM 브랜드로 선정된 이유 중 하나 는 정보에 입각한 비즈니스 결정을 내리는 데 도움이 되는 자세한 데이터가 포함된 강력한 보고 기능입니다. 물론 회사에서 Salesforce를 사용하는 이유 중 하나일 가능성이 높으며 Salesforce에서 어떻게 데이터를 내보내고 보고서를 만들 수 있습니까?

Salesforce CRM을 사용하면 가장 중요한 고객 데이터로 표현 가능한 테이블과 차트를 만드는 것이 쉽고 필터 및 테이블 편집 도구를 사용하여 다른 팀에 대해 더 쉽게 세그먼트화할 수 있습니다. 형식을 지정하고 저장하고 내보내기만 하면 새로운 고객 인사이트나 판매 추세를 파악할 수 있습니다.

Salesforce Sales Cloud(Lightning 버전)에서 보고서를 만들고 데이터를 내보내는 단계별 프로세스를 읽으십시오. 데이터 필터 및 테이블 열과 같은 기본 사항부터 차트 시각화와 같이 분석을 풍부하게 할 수 있는 선택적 단계까지 모든 것을 다룹니다.

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준비

Salesforce에서 데이터를 내보내고 보고서를 만드는 방법: 준비

보고서는 Salesforce CRM 데이터를 제공하므로 비즈니스와 관련된 모든 연락처 데이터를 업로드해야 합니다. 소스에는 타사 소프트웨어의 메일링 리스트, 영업 스프레드시트 및 실제 명함이 포함될 수 있습니다. 리드, 계정, 연락처 또는 기회 탭에서 가져오기 기능을 사용할 수 있습니다.

다음으로 파이프라인 항목이 최신 상태인지 확인합니다. 예를 들어 비즈니스에 관심이 있는 계정에 대해 기회가 생성되었는지 확인합니다. 보고서를 사용하여 예정된 판매를 예측할 수 있으므로 파이프라인의 각 기회에 대한 예상 수익 및 확률 수치도 지정해야 합니다. 이렇게 하면 보고 내용이 최신이고 신뢰할 수 있습니다.

보고서를 시작하기 전에 모든 샘플 계정을 제거하십시오. 이는 계정을 처음 만들 때 Salesforce에서 자동으로 추가하며 제거하지 않으면 결과가 왜곡될 수 있습니다.

마지막으로 중복 연락처를 제거합니다. Salesforce의 알고리즘은 이러한 사례를 식별하고 개별 연락처 기록과 중복 규칙 기능을 통해 중복 제거 도구를 제공합니다.

보고서 탭 찾기

1단계: 홈페이지 도구 모음에서 보고서 클릭

주요 판매 수치, 작업 및 기회가 포함된 대시보드와 함께 Salesforce Sales Cloud가 열립니다. 이러한 요소 외에도 리드, 거래처 및 연락처와 같은 기본 기능에 연결된 도구 모음이 있습니다. 이 도구 모음에서 보고서 탭을 클릭합니다.

또는 홈페이지가 전체 판매 파이프라인과 같은 데이터 시각화로 채워진 경우 시각적 요소 하단에 있는 보고서 보기 하이퍼링크를 클릭할 수 있습니다.

새 보고서 만들기

2단계: 새 CRM 보고서 만들기

보고서 페이지는 기본적으로 최근에 사용한 보고서 목록과 함께 열립니다. 왼쪽 리본에서 모든 보고서를 클릭하면 모든 파이프라인 기회에 대한 광범위한 보고서에서 산업, 회계 연도 또는 기회 크기와 같은 특정 매개변수에 대한 보고서 구역화에 이르기까지 원하는 대로 사용할 수 있는 템플릿이 있습니다.

기존 보고서를 선택하면 시간을 절약할 수 있지만 비즈니스에 특정한 데이터를 원하는 경우 처음부터 새로 만드는 것이 좋습니다. 예를 들어 회사 재직 기간이라는 제목의 연락처 레코드에 사용자 정의 필드를 만든 경우 보고서에서 재직 기간이 10년 이상인 리드에 초점을 맞출 수 있습니다.

새 보고서를 만들려면 보고서 도구 모음에서 검색 기능 옆에 있는 새 보고서 버튼을 클릭합니다.

Salesforce의 보고서 페이지에 있는 새 보고서 버튼의 스크린샷입니다.

보고서 유형 선택

3단계: 보고서 유형 선택

보고서 유형 창에는 계정, 기회 및 캠페인을 비롯한 기본 CRM 데이터 범주가 포함되어 있어 판매 임원 및 고위 경영진이 판매 퍼널의 효율성을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 관리 보고서와 같은 범주는 성과가 좋은 직원 및 판매 콘텐츠를 식별하는 데 HR 및 운영 부서에 도움이 될 수 있습니다.

보고서를 보다 구체적으로 만들기 위해 하위 범주를 선택할 수도 있습니다. 예를 들어 기회 하위 범주에는 파트너와 기회 및 기회 내역이 포함됩니다. 

하위 범주를 클릭하거나 기본 보고서 유형을 고수하고 계속을 누르십시오.

보고서 필터 적용

4단계: 원하는 필터 선택 

필터는 보고서 정보를 관련성 있고 간결하게 만들기 위해 데이터를 분할하는 범주입니다. 원하는 만큼 필터를 추가할 수 있습니다. 예를 들어 리드 소스가 직원 추천이고 금액이 $100,000 이상인 종료된 거래만 포함하도록 기회 보고서를 디자인할 수 있습니다.

이미 편집 모드에 있어야 합니다. 왼쪽 리본에서 필터를 클릭하기만 하면 됩니다. 여기에서 기본 목록에서 필터를 변경하거나 검색 표시줄을 사용하여 더 많은 옵션을 볼 수 있습니다. 필터에는 일반적으로 필터링할 값을 선택하는 드롭다운 메뉴가 있습니다. 

적용을 클릭하여 선택사항을 저장하십시오.

보고서 열 적용

5단계: 열 추가 또는 제거

편집 모드에서 테이블은 보고서 유형에 대한 관련 데이터를 그리는 열로 미리 채워집니다. 예를 들어 기회 보고서에는 계정 이름, 거래 단계 및 성공 확률이 나열될 수 있습니다. 

추가 열을 추가하려면 왼쪽 리본에서 필터 옆에 있는 개요 탭으로 이동합니다. 검색 표시줄을 사용하여 마감 날짜, 계정 유형 및 연락처 이메일과 같은 추가 열 머리글을 선택합니다. 

개요 탭의 열 머리글 옆에 있는 X를 누르거나 보고서 테이블의 열 드롭다운 화살표에서 열 제거를 선택하여 열을 제거할 수 있습니다.

Salesforce 보고서의 필터 및 열 편집 스크린샷.

6단계(선택 사항): 행과 열 그룹화

선택적으로 행과 열을 범주(예: 기존 비즈니스 및 신규 비즈니스)로 그룹화하여 큰 테이블을 쉽게 읽을 수 있습니다. 

개요 탭의 열 섹션 바로 위에 그룹을 추가할 수 있습니다.

보고서 실행

7단계: 보고서 실행 클릭

편집 모드에서 미리보기 자동 업데이트 기능은 실시간 필터 및 열 변경 사항을 표시하지만 제한된 광고 항목에만 적용됩니다.

필터와 열을 설정한 후 전체 보고서를 보려면 화면 오른쪽 상단의 실행 버튼을 클릭하세요.

선택 사항: 데이터 시각화

8단계(선택 사항): 차트 추가

데이터를 시각화하면 분석 대상에 따라 시간이 지남에 따라 비율이나 진화를 파악할 수 있습니다. 

따라서 선택적으로 실행 모드에서 보고서에 차트를 추가할 수 있습니다. 오른쪽 도구 모음에서 파이 차트 아이콘을 클릭하기만 하면 Salesforce에서 자동으로 다이어그램을 생성합니다. 차트 유형과 X축 및 Y축을 변경하려면 차트의 오른쪽 상단 모서리에 있는 설정 아이콘을 클릭합니다. 

차트는 행 및 열 그룹을 기반으로 데이터를 구성하므로 차트 기능에 액세스하려면 먼저 7단계: 행 및 열 그룹화를 수행해야 합니다.

9단계: 보고서 저장을 클릭합니다.

보고서를 저장하면 나중에 사용할 수 있도록 필터, 열, 행 및 차트에 대해 선택한 항목에 액세스할 수 있습니다. 예를 들어 새 연락처나 마감된 거래를 통해 새 데이터가 들어오면 저장된 보고서를 실행 모드에서 열 때 그에 따라 업데이트됩니다.

오른쪽 도구 모음에서 저장 버튼을 클릭하여 편집 또는 실행 모드에서 보고서를 저장할 수 있습니다. 새 보고서인 경우 제목을 제공해야 하며 선택적으로 설명 및 폴더 위치를 제공해야 합니다. 저장을 다시 클릭하여 완료합니다.

Salesforce에 보고서를 저장하는 스크린샷.

보고서 내보내기

10단계: 보고서 내보내기 클릭

보고서를 내보내 결과를 팀에 제시하거나 타임스탬프 사본을 장치 또는 클라우드 스토리지에 로컬로 저장하도록 선택할 수 있습니다. 

도구 모음의 맨 오른쪽 모서리에 있는 드롭다운 화살표를 클릭하고 내보내기를 누르기만 하면 됩니다.

필요에 따라 드롭다운에서 대시보드에 추가를 선택하여 대시보드에 보고서를 추가할 수 있습니다. 기존 대시보드를 선택하거나 새 대시보드를 만들고 설명을 제공하고 조직에 대해 비공개 또는 공개로 설정하라는 메시지가 표시됩니다.

11단계: 내보내기 유형 선택

파일을 다운로드하기 전에 서식 있는 보고서와 세부 정보만 중에서 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 주요 차이점은 서식 있는 보고서는 .xlsx 파일로만 저장할 수 있는 반면 세부 정보만 .xlsx 파일 위에 .xls 및 .csv를 지원한다는 것입니다. 세부사항 보고서만 데이터를 단순화된 형식으로 저장하므로 타사 소프트웨어에서 파일을 보다 쉽게 ​​가져올 수 있습니다.

간단히 하기 위해 기본 옵션인 서식 있는 보고서를 선택하고 내보내기를 클릭합니다. 파일은 기본 다운로드 폴더에 저장됩니다.

보고서의 PDF 사본을 얻으려는 경우 Salesforce는 현재 PDF 내보내기를 지원하지 않습니다. 그러나 많은 .xls 또는 .csv 뷰어에는 파일을 PDF로 저장할 수 있는 옵션이 있습니다. 또는 더 많은 옵션을 보려면 최고의 Excel을 PDF로 변환 (새 탭에서 열림) 가이드를 읽어보세요.

저장된 보고서에 액세스

12단계: 저장된 보고서 재사용

저장된 보고서는 최근 보고서, 내가 만든 보고서, 비공개 보고서, 공개 보고서 및 모든 보고서와 보고서 폴더로 분류된 기본 보고서 페이지에서 액세스할 수 있습니다.

저장된 보고서를 열면 실시간 데이터와 함께 보고서가 자동으로 실행됩니다. 이전 단계에 따라 원하는 만큼 기존 보고서를 편집하고 다시 저장할 수 있습니다. 그러나 버전을 별도로 유지하려면 저장이 아닌 다른 이름으로 저장을 클릭해야 합니다.

Salesforce의 모든 보고서 목록 스크린샷.

요약

따라서 CRM 데이터를 준비하고 보고서를 생성, 편집 및 실행하는 단계를 따르면 Salesforce 및 내보낸 파일에서 비즈니스 성과를 분석할 수 있습니다.

이제 보고서를 사용하여 성사된 거래의 성공 요인과 현재 성사율을 기준으로 재무 기간 동안 기대할 수 있는 수익을 이해할 수 있습니다.

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