소개
이메일 (새 탭에서 열림) 은 축복이자 저주입니다. 커뮤니케이션과 공동 작업에는 도움이 되지만 꽉 찬 받은 편지함을 열었을 때 우리 모두는 가라앉는 느낌을 받았습니다. 하지만 꼭 그럴 필요는 없습니다...
몇 가지 쉬운 요령과 몇 가지 주요 팁을 사용하면 메일의 마스터 또는 여주인이 되어 성가심을 없애고 유명한 Inbox Zero 상태에 도달할 수 있습니다. 이 기사에서는 가장 널리 사용되는 두 가지 이메일 서비스인 Gmail (새 탭에서 열림) 및 Outlook (새 탭에서 열림) 에서 이를 달성하는 방법을 살펴보겠습니다 .
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대화 사용
이것은 기업 세계에서 특히 중요합니다. 기업 세계에서는 매우 간단해야 할 토론이 특별히 아무것도 없는 끝없는 이메일로 정체될 수 있습니다. Outlook과 Gmail 모두 대화 모드에서 이메일을 볼 수 있습니다. 즉, 특정 스레드의 모든 메시지가 단일 이메일 제목 아래에 축소됩니다.
Gmail에서 대화 보기를 켜려면 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 설정을 선택한 다음 아래로 스크롤하여 대화 보기로 이동합니다. 스위치를 전환하고 변경 사항을 저장합니다.
Outlook에서 대화는 기본적으로 꺼져 있습니다. 활성화하려면 보기 > 대화 > 대화로 표시를 클릭합니다. 여기에서 설정을 변경하여 대화 표시 방법을 지정할 수도 있습니다. Outlook.com에서 대화 옵션은 옵션 > 그룹별 대화 및 미리 로드 메시지에 있습니다.
필터와 오물
조직의 이메일 필터가 아무리 우수하더라도 일부 스팸은 통과하게 됩니다. 고맙게도 Outlook과 Gmail에는 스팸 위협과 싸우는 데 도움이 되는 몇 가지 도구가 있습니다(데스크탑에서는 플러그인을 통해 추가할 수 있음).
Gmail에서 원하지 않는 메시지를 필터링하는 가장 쉬운 방법은 메시지 본문의 드롭다운을 사용하고 Filter Messages Like This를 선택하는 것입니다. 그런 다음 이메일 주소나 제목과 같은 동일한 기준과 일치하는 메시지에 대해 Gmail이 수행할 작업을 지정할 수 있습니다.
Outlook에서 필터링 수준을 조정할 수 있는 메일 > 홈 > 삭제 > 정크 > 정크 메일 옵션이 필요합니다. 원하는 경우 수신 이메일을 알려진 발신자에게만 제한할 수 있지만 대부분의 사무실에서는 실용적이지 않습니다.
Outlook.com에서 작업 > 규칙 만들기를 눌러 원하지 않는 메시지를 자동으로 삭제할 수 있습니다.
좋은 물건에 손을 대다
필터와 규칙은 원하지 않는 메시지만을 위한 것이 아닙니다. 원하는 메일을 정리하는 데에도 유용한 도구가 될 수 있습니다. 예를 들어 메시지에 색을 지정하여 중요도를 즉시 측정할 수 있도록 Outlook 규칙을 만들거나 특정 메시지에 범주를 지정하고 나중에 걱정할 수 있도록 적절하게 보관하는 규칙 또는 필터를 만들 수 있습니다.
이러한 규칙과 필터는 합법적인 메시지를 스팸 필터에서 제외하거나 부서가 아닌 메시지를 전달하는 좋은 방법이며 매우 복잡한 규칙을 쉽게 만들 수 있습니다. 수신 메시지에는 파일이 첨부되어 있거나 특정 단어가 포함되어 있습니다.
모든 구독 취소
시간이 지남에 따라 종종 묻지 않고 모든 종류의 항목을 구독하게 될 가능성이 높습니다. 여기서 뛰어난 Unroll.me 웹사이트가 등장합니다. 이 웹사이트는 Gmail 및 Outlook.com(Hotmail, AOL Mail 및 iCloud는 물론)과 함께 작동하며 두 가지 편리한 작업을 수행할 수 있습니다. , 받은편지함을 깔끔하게 유지하거나 원하지 않는 메일링 리스트에서 자동으로 구독을 취소할 수 있습니다. 우리는 후자의 옵션을 사용했고 원하지 않는 200개 이상의 메일링 리스트에 가입되어 있음을 발견했습니다. 환상적인 도구입니다.
별칭 사용
동일한 계정에 대해 여러 이메일 주소를 갖는 별칭은 수신 이메일을 분류하는 좋은 방법이며 스팸과의 전쟁에서도 유용한 무기입니다. Outlook.com에서는 기존 계정에 Outlook.com 전자 메일 주소를 추가할 수 있는 반면 Gmail에서는 전자 메일의 첫 부분 뒤에 더하기 기호(예: karen.smith+notes@)를 사용하여 무엇이든 추가할 수 있습니다. gmail.com은 [email protected]으로 이동합니다. 그런 다음 규칙이나 필터를 설정하여 별칭을 찾고 그에 따라 처리할 수 있습니다. 예를 들어 별칭을 스팸 폴더로 바로 보냅니다.
빠른 단계 설정
이것은 Outlook 전용입니다. Outlook에는 규칙 외에도 받은 편지함을 구성하는 데 도움이 되는 빠른 단계가 있습니다. 빠른 단계와 규칙의 차이점은 전자는 수동으로 실행되고 후자는 자동으로 실행된다는 것입니다. 빠른 단계는 메시지 또는 메시지 그룹에 여러 작업을 적용하는 빠른 방법이며 Outlook에는 폴더로 이동 또는 회신 및 삭제와 같은 미리 정의된 작업이 함께 제공됩니다. 빠른 단계를 만들고 빠른 액세스 도구 모음(번개 아이콘 아래)에 추가하면 많은 이메일 처리 작업을 클릭 한 번으로 처리할 수 있습니다.
미리 준비된 답변 만들기
본질적으로 동일한 메시지를 여러 사람에게 반복해서 작성하는 경우가 종종 있는데 자동화하지 않는 이유는 무엇입니까? Outlook의 빠른 부품은 여기에서 축복입니다. 이메일을 작성하고 다시는 쓰고 싶지 않은 부분을 작성한 다음 삽입 > 빠른 부품 > 빠른 부품 갤러리에 선택 항목 저장을 클릭합니다. 다음에 해당 메시지를 보내야 할 때 커서를 메시지 본문에 놓고 삽입 > 빠른 부품을 클릭한 다음 미리 준비된 답변을 선택하십시오.
이 과정은 Gmail에서도 비슷하지만 설정 > 연구실로 이동하여 미리 준비된 답변 옵션을 찾아야 합니다. 사용을 클릭하여 켭니다.
자동 수정 사용
미리 준비된 답변은 많은 메시지에 대해 과도할 수 있지만 이메일 작성 및 회신 속도를 높이는 또 다른 방법이 있습니다. 한 가지 엄청난 시간 절약은 자동 수정을 속기 형태로 사용하는 것입니다. 예를 들어 긴 이메일 주소를 "eml"로, 우편 주소를 "addr"로, 승인을 "regrd"로 바꿀 수 있습니다. 올바른 명령을 입력하면 마술처럼 나타납니다.
Outlook에서는 파일 > 옵션 > 교정 > 메일 > 맞춤법 및 자동 고침에서 자동 고침 항목을 정의할 수 있습니다. Gmail의 경우 타사 앱을 사용하거나 Chrome 플래그를 통해 운영 체제 수준에서 수행해야 합니다. 주소 표시줄에 chrome://flags를 입력하고 자동 맞춤법 수정 사용을 찾습니다.
작업 목록 사용
이메일을 관리하는 가장 실용적인 방법 중 하나는 할 일 목록을 사용하는 것입니다. 향후 작업을 위해 메시지에 플래그를 지정하는 것은 다시 돌아와야 한다는 것을 기억하는 경우에만 유용하며, 할 일 목록은 다음을 확인하는 좋은 방법입니다. . Outlook에서 플래그 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 미리 알림 시간을 설정하여 후속 작업을 위해 이메일 메시지에 플래그를 지정하거나 메시지를 할 일 모음으로 끌어서 할 일 항목을 만들 수 있습니다.
Gmail에서 Gmail > 작업을 클릭하여 작업 목록을 불러옵니다. 메일 메시지를 추가하려면 메시지의 자세히 드롭다운을 클릭하고 이벤트 만들기를 선택합니다. 이렇게 하면 만든 이벤트가 캘린더에 추가됩니다.
지금 그것을 할
한 학파는 받은 편지함에서 메시지를 한 번만 읽어야 한다고 말합니다. 메시지를 그대로 두면 이메일을 충분히 효율적으로 정리하지 못하는 것입니다. 대신 즉각적인 조치를 취해야 합니다. 관련이 없는 경우 삭제하고, 다른 사람의 작업인 경우 위임하고, 아무 작업도 수행할 필요가 없는 경우 보관하고, 나중에 다시 확인하도록 표시합니다.
그 최종 결과는 자랑스러운 Inbox Zero가 될 것입니다. 적어도 누군가가 이메일을 보내서 망치기 전까지는 그렇게 될 것입니다. 이 방법은 효과가 있지만 받은 편지함에 대한 드문 습격에 가장 적합합니다. 모든 이메일이 도착하자마자 처리하려고 하면 다른 작업을 수행하기가 어렵다는 것을 알게 될 것입니다.