이메일을 잘하는 방법

이메일을 잘하는 방법

좋든 싫든 전자 메일은 시간이 지남에 따라 들어오고 나갈 수 있는 서비스와 독립적인 신뢰할 수 있는 채널을 제공하기 때문에 많은 온라인 커뮤니케이션의 기초입니다. 그렇다면 이메일을 최대한 활용하는 방법은 무엇입니까?

이메일에서 원하는 것을 얻으십시오

소셜 미디어 채팅, 문자 메시지 또는 전화 통화와 달리 이메일은 일정 수준의 영속성을 가지며 많은 경우 다른 온라인 커뮤니케이션 미디어에서 전달하기 힘든 진지한 태도를 가지고 있습니다.

따라서 실제로 입력을 시작하기 전에 이메일에서 원하는 것이 무엇인지 고려하십시오. 전달된 농담이라면 보낼 가치가 없을 수도 있지만, 2차 당사자로부터 정보나 행동을 얻으려는 경우 가능한 한 빨리 이를 명확하게 전달하십시오. 애매한 이메일은 특히 누군가에게 처음 연락하는 경우 빠르게 잊어버리는 이메일입니다.

(이미지 출처: Terry Presley/Flickr/CC BY-SA 2.0의 사진)

제목 줄

이메일 제목을 광고 문구로 생각하세요. 광고는 관심을 끌 시간이 많지 않기 때문에 일반적으로 짧고 간결합니다. 보내는 모든 이메일도 마찬가지입니다. 모든 이메일이 전부 읽히는 것은 아니지만 이메일이 있는 사람이라면 누구나 받은 편지함의 제목을 정기적으로 스캔할 것입니다.

제목 줄의 간결함은 당신의 친구이며 일반적으로 이메일에 적용할 가치가 있는 원칙입니다. 주제를 짧고 강력하게 만들면 눈에 띌 것입니다. 하지만 모든 것을 대문자로 쓰거나 불필요한 구두점을 많이 사용하거나 전달할 경우 당황하거나 짜증나게 할 수 있는 모든 것을 사용하려는 충동을 참으세요.

(이미지 출처: Cambodia4kids.org/Flickr/CC BY-SA 2.0의 사진)

보낼 때

보낸 사람과 받는 사람 사이의 내용과 관계에 따라 달라지기 때문에 이메일을 보내기에 "가장 좋은" 시간에 대한 절대적인 엄격하고 빠른 규칙은 없습니다.

작업 환경에서 대부분의 사람들은 비교적 이른 시간에 받은 편지함을 확인하므로 작고 쉽게 실행할 수 있는 항목이 가장 잘 처리될 수 있지만 잠재적으로 수백 개의 동시에 다른 이메일.

더 길고 더 많은 내용을 보낼 텍스트가 있는 경우 사람들이 직장에서 휴식을 취하는 오후 늦게 처리될 가능성이 더 높다는 증거가 있습니다. 하지만 비즈니스 이메일 수신률이 높은 주말에는 그렇지 않습니다. 스마트폰이 항상 연결된 세상에서도 눈에 띄게 떨어집니다.

(이미지 출처: Alan Cleaver/Flickr/CC BY-SA 2.0의 사진)

이메일에 넣을 내용

축하해요! 귀하의 제목이 효과가 있었고 이제 수신자가 귀하의 이메일 자체를 보고 있습니다. 여기서도 간단하고 간결하게 유지하는 것이 이메일에서 원하는 내용을 얻는 가장 좋은 방법입니다.

질문을 하거나 작업을 요청하는 경우 받는 사람이 단순히 메일을 훑어보거나 읽는 동안 주의가 산만해질 위험이 항상 있으므로 이메일의 앞과 중앙에 배치하십시오. 귀하의 사례를 명백하게 진술하면 수령인 측의 조치로 이어지지 않는 경우가 더 많을 것입니다. 귀하의 이메일과 함께 참석해야 할 다른 이메일이 100개 이상 있을 수 있음을 기억하십시오.

최근 몇 년 동안 광대역 연결이 눈에 띄게 향상되었지만 여전히 이메일을 통해 보내는 첨부 파일의 수를 제한하는 것이 좋습니다. 일부 받은 편지함 설정은 특정 크기 이상의 첨부 파일을 단순히 거부하지만 해당 제한 미만으로 끼어들더라도 수신자가 이메일에 액세스하는 위치를 제어할 수 없습니다.

빠른 집이나 사무실 연결에 있을 수 있지만 마찬가지로 불안정한 모바일 연결을 사용하여 데이터 KB당 비용이 발생하고 네트워크의 사용자 포화로 인해 데이터를 조금씩만 공급할 수 있습니다. 확실하지 않은 경우 대용량 첨부 파일에 Dropbox 와 같은 온라인 스토리지 서비스를 사용하여 수신자가 필요할 때 대용량 파일에 액세스할 수 있도록 하십시오. 그들은 제스처에 감사할 것이고 결과적으로 이메일에 더 좋은 인상을 남길 것입니다.

(이미지 제공: Blake Burkhart/Flickr/CC BY-SA 2.0의 사진)

보내는 필드

모든 사람은 이메일의 받는 사람: 필드가 무엇인지 이해합니다. 실제 봉투 외부에 입력하는 데 사용하는 주소와 동일한 기능을 수행하기 때문입니다. 그러나 그것을 넘어서면 혼란과 실수가 만연합니다.

먼저 "Carbon Copy"의 줄임말인 CC가 있습니다. 토론의 성격에 대해 추가 당사자에게 알리는 것이 핵심 아이디어인 보조 이메일 수신자를 위한 것입니다. 여기서 고전적인 예는 동료와 작업 프로젝트에 대해 논의하고 있으며 디지털 문서 추적 및 인식을 생성하기 때문에 프로젝트가 특정 방식으로 다루어지고 있음을 관리자에게 알리고 싶은 경우입니다.

문제는 모든 단일 메일 클라이언트에서 "To:" 또는 "CC:" 필드에 여러 이메일 주소를 입력할 수 있다는 것입니다. 엄밀히 말하면 받는 사람: 필드는 이메일 제목과 관련하여 직접적인 조치를 취하려는 사람들을 위한 것이어야 하지만 항상 그렇게 취급되는 것은 아닙니다.

(이미지 출처: RaHuL Rodriguez/Flickr/CC BY-SA 2.0의 사진)

리콜을 누르지 마세요!

일부 이메일 시스템은 "리콜" 기능을 제공하지만, 이는 동일한 클라이언트 및 서버 환경(일반적으로 Microsoft Exchange 및 Outlook)을 갖는 이메일 체인의 양쪽 끝에 의존하기 때문에 대부분의 경우 본질적으로 중복됩니다.

누군가가 다른 클라이언트를 통해 이메일에 액세스하는 순간 리콜은 원래 이메일의 리콜을 요청하는 메시지를 보내는 것뿐입니다. 이 모든 것이 실제로 하는 일은 당신이 어떤 종류의 실수를 저질렀음을 밝고 빛나는 글자로 지적하는 것입니다. 기계가 생성한 것보다 실수로 보낸 것에 대해 즉각적인 사과 메시지를 보내는 것이 틀림없이 더 나은 에티켓입니다.

부주의한 이메일을 발견했을 때 도움이 될 수 있는 한 가지 트릭은 선택한 이메일 클라이언트에서 "보내기" 버튼을 누른 후 1~2분 동안 지정된 이메일 전송을 지연시키는 규칙을 설정하는 것입니다. 이렇게 하면 메시지를 고려하고 다시 읽어본 다음 보낼 편지함에서 나가기 전에 취소할 수 있는 숨쉴 시간이 생깁니다.

그러나 한 가지 예외는 공식적으로 웹 인터페이스에 새로운 '보내기 취소' 기능을 도입한 Gmail입니다.

회신 시기 및 방법

그러나 CC에는 이차적이고 더 큰 문제가 있는데, 이는 보내거나 답장을 받을 대규모 그룹이 있을 때 발생하는 문제입니다. To: 또는 CC: 필드에 이메일 주소를 입력하면 이메일을 받는 모든 당사자에게 노출될 뿐만 아니라 "전체 답장"을 사용하는 모든 단일 회신의 직접 라인에 입력됩니다.

CC: 필드에 있는 두 사람 사이에 긴 이메일 대화가 발생하고 한 사람이 지속적으로 "Reply to All"을 사용하는 경우 귀하와 관련 없는 수십 개의 이메일과 점점 더 짜증나는 수신자들이 쏟아져 나옵니다. 간단한 이메일 에티켓을 위반하는 가장 일반적인 단일 위반이지만 고맙게도 솔루션은 매우 간단합니다.

그렇다면 언제 전체답장 기능을 사용해야 할까요? 받는 사람: 및 참조: 필드에 있는 모든 사람이 응답을 보거나 조치를 취해야 한다고 확신하는 경우. 그렇지 않은 경우 원래 발신자에게만 간단한 회신을 사용하거나 귀하의 회신에 대한 입력이나 인식이 필요하지 않은 사람들을 편집하십시오.

(이미지 제공: AJCI/Flickr/CC BY-SA 2.0의 사진)

BCC의 힘

BCC:(Blind Carbon Copy용) 필드를 사용하면 To: 또는 CC: 필드에 추가할 수 있는 것과 같은 방식으로 특정 이메일에 반복할 주소를 추가할 수 있습니다. 그러나 중요한 차이점이 있습니다. 왜냐하면 BCC:는 보낸 사람을 제외하고는 BCC: 필드에 있는 목록을 완전히 보이지 않게 유지하기 때문입니다.

받는 사람: 필드에 있는 사람도 숨은 참조: 받는 사람을 볼 수 없습니다. 이렇게 하면 To: 필드에 자신의 이메일 주소를 입력하고 숨은 참조: 필드에 다른 모든 수신자를 입력하면 후속 이메일을 원하지 않거나 필요하지 않은 사람들을 중지시키는 매우 간단한 통신 루프가 허용됩니다.

모든 수신자는 단순히 귀하의 이메일을 받게 되며, 인터넷의 구불구불한 회랑에서 분실되지 않았는지 확인하고 동시에 다른 사람의 이메일 주소를 노출하지 않도록 확인 사본을 먼저 받게 됩니다.

(이미지 출처: Stuart Richards/Flickr/CC BY-SA 2.0의 사진)