Cloud storage has transformed how businesses operate. By keeping documents in the cloud, you and your team can work from anywhere, without the need for constantly transferring files from device to device. This is not to mention the benefits of automatic saving and remote storage when it comes to keeping your important data safe.
For a small business, the flexibility and efficiency of cloud storage makes it a logical choice. But how do you choose the package that’s right for you, and the best cloud storage? This guide will help you understand what to look for, and how to decide which cloud storage software meets your needs.
Preparation
Before jumping into choosing a cloud storage provider, it’s important to work out exactly what your business needs are.
Cloud storage, in its most basic form, means purchasing an agreement with a provider who will store your data for you and provide access to it over the internet, via a software platform. It is sometimes referred to as Storage as a Service (StaaS).
Investing in a StaaS package for your business reduces the need for you to buy physical storage, and gives you the option of accessing your data from anywhere via multiple devices. It can also enhance collaboration, as many providers give the option for colleagues to work on documents concurrently through cloud syncing.
So before deciding which cloud storage will work best for your business, you’ll need to think about how many colleagues will need access; how much data you currently need to store (and how much you may need to store as your business grows); and what your budget is. Additionally, if your business is growing, you may want to look at extra features that will come into their own as you scale.
With these in mind, you can look more closely at the various cloud storage providers to find the one that best suits your business needs.
Step 1: Consider storage limits
Checking the storage limits of each cloud storage provider is crucial if you’re handling a lot of data or planning to grow. Storage limits can vary according to the plan you purchase from a particular provider, so a company offering different pricing levels can give you flexibility to scale your storage needs over time.
Alternatively, you could choose a provider with unlimited storage, so you’ll never need to worry about hitting the limit. It’s also worth checking if there’s a limit on individual file sizes, especially if you need to transfer large video or multimedia files.
Step 2: Decide on devices
Accessing your files from multiple locations and devices is a big advantage of purchasing cloud storage. Make sure you check whether the software includes support for mobile and external hard drives if these are important to your business.
또한 팀 전체가 여러 장치에서 파일에 액세스할 수 있도록 하려면 데이터에 액세스할 수 있는 사용자 및/또는 장치 수에 제한이 있는지 확인하십시오. 일부 패키지에는 최소 사용자 수가 있을 수 있으므로 현재 비즈니스에 적합하지 않을 수 있습니다.
3단계: 기능 선택
클라우드 동기화를 통해 클라우드 저장소 서비스를 공동 작업 도구로 사용하려는 경우 커밋하기 전에 해당 옵션이 있는지 확인하십시오. 주의해야 할 또 다른 유용한 기능은 동일한 소프트웨어에 등록하지 않고도 외부 당사자와 공유할 수 있는 기능입니다.
또한 Microsoft Office 와 같은 다른 소프트웨어 (새 탭에서 열림) 를 사용하는 경우 통합을 통해 파일 전송 및 파일 버전 관리(변경 사항 추적 및 편집 시각화)를 보다 원활하게 수행할 수 있습니다. 이미 사용하고 있는 워드 프로세싱, 스프레드시트 또는 회의 소프트웨어를 고려하십시오. 일부 클라우드 스토리지 패키지에는 사무용 애플리케이션이나 기타 애드온이 함께 제공되기도 합니다.
또는 파일이 손실되지 않도록 하는 간단한 백업 소프트웨어를 찾고 있을 수 있습니다. 이 경우 클라우드 동기화 기능이 필요하지 않을 수 있습니다. 그러나 필요한 경우 백업할 수 있는 장치 종류와 파일 복구 옵션을 확인해야 합니다.
4단계: 보안 고려
클라우드 저장소를 구매하기 전에 찾고 있는 보안 수준을 고려해야 하며 이는 비즈니스의 특성에 따라 결정될 수 있습니다. 네트워크 시스템에 데이터를 저장하면 긴장할 수 있지만 대부분의 주요 클라우드 스토리지 제공업체는 보안을 매우 중요하게 생각합니다.
데이터가 전송 중 및 유휴 상태에서 암호화되었는지 확인하십시오. 이것은 누군가가 당신의 파일을 손에 넣더라도 정보를 읽을 수 없다는 것을 의미합니다. 로그인 프로세스가 얼마나 안전한지, 즉 서비스가 이중 인증을 제공하는지 여부도 확인할 수 있습니다.
매우 민감한 데이터를 처리하는 경우 데이터가 타사 외부 위치로 전송되지 않고 자체 호스팅되는 온프레미스(on-prem) 스토리지 솔루션을 사용하기로 결정할 수도 있습니다. 이것은 보다 안전한 옵션이지만 시스템을 설정하고 유지 관리하려면 약간의 기술 전문 지식이 필요합니다.
또한 유럽 연합(EU)의 일반 데이터 보호 규정(GDPR)과 같은 개인정보 보호법과 관련하여 클라우드 스토리지 제공업체의 위치와 해당 조항을 고려해야 할 수도 있습니다. 예를 들어 EU 고객의 데이터를 처리하는 경우 데이터는 EU, 유사한 규칙이 있는 관할 구역에 저장되어야 합니다. 또는 다른 곳에 저장되는 경우 공급자는 적절한 수준의 데이터 보호를 입증해야 합니다.
이것이 비즈니스에 영향을 미치는 경우 선택한 공급자의 데이터 보호 상태를 명확히 해야 합니다.
5단계: 공급자 비교
5개 영역에서 비즈니스용 상위 클라우드 스토리지 제공업체를 비교하기 위해 이 표를 작성했습니다.
| 공급자 | 주요 기능 | 가격 | 저장 한도 | 보안 | 지원하다 |
|---|---|---|---|---|---|
| 마이크로소프트 원드라이브 | 마이크로소프트 오피스 365와 통합 | $5/사용자/월–$12.50/사용자/월 | 사용자당 1~5TB | 전송 중 및 유휴 상태의 암호화 개인 금고 | 커뮤니티, 지식 허브, 이메일 |
| 운전하다 | 데이터 백업을 위한 대용량 스토리지 | 무제한 사용자의 경우 연간 $149.62–$8,699.62/년 | 500GB~50TB | 전송 중 및 유휴 상태의 암호화 개인 키 | 전화, 채팅, 이메일 |
| 드롭 박스 | 장치와 동료 간에 문서를 쉽게 공유 | $12.50/사용자/월–$20/사용자/월(최소 3명의 사용자) | 5TB – 무제한 | 암호화된 블록 스토리지 맞춤형 가시성 | 커뮤니티, 지식 허브, 채팅, 이메일 |
| 넥스트클라우드 | 오픈 소스 소프트웨어를 사용하여 온프레미스 호스팅 설정 | 소규모 사용자를 위한 무료 'Nextcloud at home' 서비스; Enterprise 구독 = $36/사용자/년 – $95.50/사용자/년(최소 사용자 100명) | 제한 없는 | 온프레미스 스토리지 옵션 사용자 지정 가능한 암호화 수준 | 커뮤니티, 지식 허브, 이메일 |
| 백블레이즈 | 컴퓨터를 백업합니다. | $6/사용자/월, $60/사용자/년 또는 $110/사용자/2년 | 제한 없는 | 이중 인증 군용 암호화 | 지식 허브, 채팅, 이메일 |
요약
소기업의 클라우드 스토리지 요구 사항에 대한 요구 사항을 알고 있는 경우 사용할 공급자를 결정하기 전에 최고의 클라우드 스토리지 에 대한 가이드에서 자세한 내용을 확인하십시오. 그런 다음 데이터 저장소 제한 및 사용자 수 측면에서 가장 적합한 패키지를 선택할 수 있습니다. 크기를 조정하면서 언제든지 조정할 수 있습니다.