전문적이고 매력적이며 효과적인 음성 메일 인사말은 처음에 나타나는 것보다 더 중요한 커뮤니케이션 도구입니다. 결국 전화를 받을 수 없는 경우 음성 메일 메시지가 연락처의 첫인상일 수 있습니다. 음성 메일 인사말이 이해하기 어렵거나 부정확하거나 불완전한 경우 업무 관계에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
다행히 간단하고 전문적인 음성 메일을 녹음하는 것은 매우 쉽습니다. 이 기사에서는 자신감 있고 전문적으로 들리는 데 도움이 되는 최고의 비즈니스 음성 메일 인사말 팁을 살펴보겠습니다. 또는 귀하의 비즈니스가 일반 전화 서비스에 대한 저렴한 대안을 찾고 있다면 최고의 VoIP 공급자 (새 탭에서 열림) 에 대한 가이드를 확인하십시오 .
1단계: 본인 확인
연락하려는 전화번호가 음성사서함으로 연결되면 가장 먼저 "내가 전화를 제대로 걸었나?"라고 생각할 수 있습니다. 따라서 발신자가 잘못 전화를 걸었는지 궁금해하는 일이 없도록 음성 메일에 자신의 이름과 회사를 바로 말하고 싶을 것입니다.
귀하의 직업에 따라 이 정보에 귀하의 직함을 포함하는 것이 이치에 맞을 수도 있습니다.
예:
- "Forrest Industries의 고객 서비스 책임자인 Jane Smith에게 연락하셨습니다."
- "안녕하세요, 저는 Garcia, Miller, Brown의 John Miller입니다."
2단계: 시간 인정
전화번호부 장난은 사업을 하는 데 있어 일상적인 부분이지만 여전히 답답할 수 있습니다. 성가심을 완화하는 한 가지 간단한 방법은 전화를 걸어준 것에 대해 감사하거나 통화할 수 없는 것에 대해 사과함으로써 발신자의 시간을 인정하는 것입니다.
예:
- "전화를 받지 못해 죄송합니다."
- "전화 해주셔서 감사합니다."
- "미안하지만 지금은 책상에서 떨어져 있습니다."
3단계: 구체적인 다음 단계 포함
많은 사람들이 충분히 생각하지 않고 음성 메일에 "이름과 번호를 남겨주시면 다시 전화드리겠습니다."와 같은 내용을 넣습니다. 발신자에게 앞으로 나아가는 방법을 지시하는 가장 좋은 방법에 대해 구체적으로 생각하는 데 약간의 추가 시간을 할애할 가치가 있습니다.
이것은 아마도 귀하의 특정 직업 상황에 따라 달라질 것입니다. 현장에서 많은 시간을 보내는 경우 발신자에게 휴대 전화를 사용해 보라고 지시할 수 있습니다. 긴급 전화를 많이 받는 경우 발신자가 연락할 수 있는 대체 연락처를 제공할 수 있습니다. 전화를 건 사람의 질문에 답할 수 있는 회사 웹사이트나 소셜 미디어 페이지가 있을 수 있습니다.
예:
- “긴급한 문제라면 [전화번호]로 Kelly에게 전화하십시오. 그렇지 않으면 이름과 번호를 남겨주세요.”
- "성함과 전화번호를 남겨주시거나 [email protected] 으로 이메일을 보내주세요 ."
- "여름 드라마 캠프 등록을 위해 전화를 거는 경우 [URL]에서 저희 웹 사이트를 방문하십시오."
4단계: 타임라인 제공
귀하의 업무에는 적합하지 않을 수 있지만 발신자가 귀하가 전화를 받을 것으로 예상할 수 있는 일정을 제공하는 경우 일부에게는 도움이 될 수 있습니다. 많은 양의 전화를 받고 종종 하루 동안 회신할 수 없는 경우, 이는 발신자의 기대를 관리하는 데 도움이 될 수 있으므로 한 시간 안에 다시 전화하지 않아도 화를 내지 않습니다.
예:
- “최대한 빨리 연락드리겠습니다.”
- “주말까지 전화를 드리겠습니다.”
- "우리 팀에서 24시간 이내에 연락을 드릴 것입니다."
5단계: 유머 사용(적절한 경우)
귀하의 업계에 적합하다면 음성 메일 인사말에 유머를 사용하면 귀하의 개성을 과시하고 잠재 고객에게 기억에 남을 수 있습니다.
조금은 먼 길을 간다는 것을 기억하십시오. 발신자가 실제로 필요로 하는 정보나 발신자의 시간을 희생하면서 농담을 하는 것을 원하지 않습니다.
가짜라는 사실을 밝히기 전에 1분 동안 전화를 받는 척하는 음성 메일은 누구에게도 잘 전달되지 않을 것입니다.
예:
- “저는 지금 외계 행성에서 생명체의 흔적을 찾기 위해 책상에서 떨어져 있습니다. 이름과 전화번호를 남겨주시면 Scotty가 다시 연결해 드릴 때 전화를 드리겠습니다.”
- "지금은 전화를 받을 수 없습니다. 제가 트위터를 둠스크롤하고 있기 때문이 아니라고 약속합니다."
- "지금은 전화를 받을 수 없습니다. 오늘 밤 인스타그램에 게시할 놀라운 인물 사진을 스튜디오에서 찍고 있기 때문일 것입니다."
6단계: 짧게 유지
빠른 메시지를 남기고 싶을 때 관련 없는 정보가 담긴 긴 음성 메일을 기다려야 하는 것은 매우 실망스러운 일입니다. 음성 메일 메시지를 가능한 한 짧게 유지하여 발신자를 성가시게 하지 마십시오.
7단계: 녹음!
자신 있게 말하는 사람이더라도 음성 메일 인사말을 녹음하기 전에 말할 내용의 스크립트를 작성하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 그렇게 하면 중요한 정보를 빠뜨리거나 말을 더듬지 않을 것입니다.
메시지를 녹음할 때는 천천히, 명확하게, 자신 있게 말하고, 이메일 주소나 대체 전화번호와 같이 발신자가 기록하고 싶어할 수 있는 정보를 서두르지 마십시오.
8단계: 휴가 및 장기 휴가에 대한 메시지 업데이트
자동 이메일 회신을 사용하는 것처럼 장기간 부재 중일 경우 음성 메일 메시지를 업데이트해야 합니다. 그렇지 않으면 상대방이 적시에 문제를 해결하지 못하거나 질문에 대한 답을 얻지 못할 수 있으며 문제가 있다고 비난할 수 있습니다.
휴가 또는 장기 휴가 메시지를 녹음할 때 부재 중인 날짜와 그 동안 발신자가 연락해야 하는 사람을 포함해야 합니다. 이러한 요청을 구체적으로 설명하고 기대치를 설정하십시오. 예를 들어 긴급한 요청만 처리하려는 경우 이메일로 연락할 수 있다고 말하지 마십시오. 대부분의 요청이 사무실로 돌아올 때까지 기다려야 한다면 그렇게 말하십시오.
편안하게 공유할 수 있다면 어디로 가고 있는지, 무엇을 하고 있는지에 대한 정보를 포함하는 약간의 개성을 보여줄 수 있습니다. 그러나 귀하는 이러한 세부 정보를 제공할 의무가 없습니다. 사람들이 휴가를 떠나는 것은 사업을 하는 데 있어서 표준적인 부분이며, 귀하의 업무 담당자는 그 이상의 정보를 요구해서는 안 됩니다.
예:
- “안녕하세요, 제인 스미스에게 연락하셨습니다. 저는 7월 5일부터 7월 12일까지 사무실에 없습니다. 긴급한 문제인 경우 [email protected] 으로 이메일을 보낼 수 있습니다 . 그렇지 않으면 메시지를 남겨 주시면 7월 13일 사무실에 돌아와서 전화를 드리겠습니다.”
- “샘 로저스입니다. 12월까지 휴가를 내서 드디어 그 책을 쓰는데, 궁금한 점이 있으면 학과사무실 [전화번호]로 연락주시면 됩니다.”
- “당신은 Audrey Jones에 도달했습니다. 10월 15일까지 휴가입니다. 긴급한 사항은 15일 이후에 다시 전화하거나 [전화번호](으)로 Andy에게 전화해 주십시오.”
요약
전문적인 음성 메일을 작성하는 것은 간단하지만 상대방에게 좋은 인상을 남길 수 있는 효과적인 방법입니다. 음성 메일은 간단하고 짧아야 하며 모든 관련 정보를 포함해야 합니다.
귀하의 비즈니스를 위한 전화 서비스 설정에 대한 자세한 내용은 소규모 비즈니스 VoIP 서비스 선택 가이드를 확인하십시오 . 또는 최고의 비즈니스 전화 시스템 목록을 확인하십시오 .