완벽한 비즈니스 이메일을 작성하기 위한 팁과 요령

03/19 2021
완벽한 비즈니스 이메일 작성
(이미지: © Shutterstock)

비즈니스 이메일을 개선할 방법을 찾고 있다면 혼자가 아닙니다. 전문가들은 명확성, 간결성 및 속도를 주요 장애물로 언급하면서 정기적으로 이메일 작성에 어려움을 겪습니다. 

완벽한 비즈니스 이메일을 작성하는 것은 복잡할 필요가 없으며 명확하고 매력적인 이메일을 작성하기 위해 문학 박사 학위가 필요하지 않습니다. 몇 가지 간단한 팁과 요령을 사용하면 보다 효과적으로 의사 소통하고 시간을 절약할 수 있습니다.

아직 하지 않았다면 최고의 이메일 서비스 목록을 확인하십시오 (새 탭에서 열림) . 편안하고 사용하기 쉬운 이메일 클라이언트 (새 탭에서 열림) 를 찾으면 이러한 모든 팁을 구현하기가 더 쉬울 것입니다 .

1. 텍스트 서식을 유리하게 사용하십시오.

거의 모든 최신 이메일은 HTML로 전송되므로 서식을 활용하여 강조하거나 명확성을 제공할 수 있습니다. 굵게 , 밑줄기울임꼴 텍스트를 선택적으로 사용하면 중요성, 긴급성 및 관련성을 전달할 수 있습니다. 

서식을 사용하여 주요 개념에 주의를 기울이면 이메일을 더 쉽게 읽을 수 있고 한 눈에 더 많은 정보를 전달할 수 있습니다. 평균적인 회사원이 하루에 80통 이상의 이메일을 받는다는 점을 고려하면 명확하고 이해하기 쉬운 이메일로 부각될 수 있습니다.

요점을 강조하기 위해 대문자를 사용하지 마십시오. 사람들은 그것을 불쾌하고 심지어 무례하다고 생각합니다.

누군가 문서 (새 탭에서 열림) 나 웹사이트를 언급할 때 매우 편리하며 , 해당 키워드를 클릭하여 직접 소스를 확인하기만 하면 됩니다. 하이퍼링크는 이메일을 보다 전문적으로 보이게 하는 좋은 방법이며 독자들에게 크게 감사할 것입니다. 

Gmail과 같은 오늘날 대부분의 웹 기반 프로그램이 링크를 잘 처리할 수 있지만 좋은 이메일 프로그램을 선택하는 것이 중요한 또 다른 이유이기도 합니다. 응용 프로그램마다 다르지만 Ctrl + K(Mac의 경우 Cmd + K)는 하이퍼링크를 추가하기 위한 거의 보편적인 단축키입니다. 작동하지 않으면 응용 프로그램의 도움말 메뉴에서 지침을 확인하십시오.

3. 비정상적이거나 전문적이지 않은 글꼴을 피하십시오

예, 여기에는 만화가 포함됩니다. 업무용 이메일의 글꼴을 선택할 때는 고전적인 글꼴을 사용하세요. 예를 들어 Arial과 Calibri는 모두 읽기 쉽고 즉시 친숙하며 비즈니스 환경에 적합합니다. 또한 최대한의 가독성을 위해 동일한 글꼴을 사용하십시오.

4. 시간을 들여 전문적인 서명을 만드세요.

일부 회사는 서명에 무엇을 포함할지(또는 포함하지 않을지)에 대한 지침을 제공하지만 그렇지 않은 경우 전문적인 이미지를 구축할 수 있는 여유 공간이 있습니다.

회사 로고를 추가하면 세련된 모양을 만드는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 최신 전자 메일 응용 프로그램을 사용하면 로고를 중앙에 놓고 그 아래에 텍스트를 쓰거나 로고를 왼쪽에 텍스트를 오른쪽으로 정렬할 수 있습니다. 어느 쪽이든 귀하의 이메일은 즉시 더 전문적으로 보이고 독자는 귀하를 귀하의 회사에 더 쉽게 연결할 수 있습니다.

또한 전자 메일 서명의 경우 적을수록 좋습니다. 이름과 직위, 전화번호, 그리고 적절한 경우 간단한 소셜 미디어 아이콘 (새 탭에서 열림)과 같은 기본 사항에 충실하십시오 . Twitter, Facebook 및 Instagram과 같은 브랜드에는 모두 프로필에 연결되는 서명에 추가할 수 있는 아이콘이 있는 리소스 페이지가 있습니다. 

또는 WiseStamp와 같은 다양한 서명 생성기가 몇 분 안에 전문적인 서명을 만드는 데 도움이 됩니다.

5. 이메일 교정

이것은 특히 하루에 30~40개의 이메일을 작성하는 사람들에게는 힘든 습관이 될 수 있지만 커뮤니케이션 능력에 상당한 차이를 가져올 것입니다. 철자 오류, 오타 및 잘못된 문법은 모두 귀하의 이메일(및 귀하, 더 나아가 귀하)을 덜 전문적으로 보이게 합니다. 

주저하지 말고 좋은 문법 및 작문 도구를 살펴보십시오. 예를 들어 Grammarly는 많은 사람들이 그러한 실수를 잡는 데 도움이 되는 브라우저 확장 프로그램입니다. 그러나 자동 작성 도구에만 의존하지 않도록 주의하십시오. 여전히 이메일을 처음부터 끝까지 교정해야 합니다.

6. 보풀과 필러를 피하십시오

귀하와 마찬가지로 대부분의 사람들은 끝없는 수신 이메일 흐름을 가지고 있습니다. 단순한 인사말과 공손한 마무리를 제외하고 가능한 한 직접적이고 단순하게 유지하십시오. 반복, 연속 문장 및 필러에 특히 주의하십시오. 

이메일 작성은 말하는 것과 다릅니다. 텍스트는 화면에 남아 있어 독자가 언제든지 액세스할 수 있습니다. 한 번 이상 무언가를 언급하거나 동일한 제품이나 개념에 대해 여러 번 언급할 필요가 없습니다.

논의한 바와 같이 강조 서식을 사용하고 참조 문서에 대한 하이퍼링크를 사용하면 텍스트를 크게 단순화하여 보다 효과적인 이메일을 작성할 수 있습니다.

요약

훌륭한 비즈니스 이메일을 작성하려면 연습이 필요하지만 스트레스를 받거나 시간이 많이 소요되어서는 안 됩니다. 이 6가지 간단한 팁은 더 명확하고 읽고 이해하기 쉽고 보다 전문적인 모양과 느낌을 가진 이메일을 만드는 데 도움이 될 것입니다. 

자신 있게 적시에 전문적인 이메일을 작성하는 것은 다른 기술처럼 배우고 개선할 수 있는 기술입니다. 영감으로 사용하고 작업을 용이하게 할 수 있는 무료 이메일 템플릿을 포함하여 온라인에서 사용할 수 있는 많은 리소스가 있습니다.