소개
Outlook은 오랫동안 많은 조직의 전자 메일 및 일정 관리 워크플로의 정착물이었습니다. 그만한 이유가 있습니다. Outlook은 견고하고 사용하기 쉬우며 모든 주소, 메일, 약속 및 작업을 한 곳에 보관합니다. 그것은 전 세계의 모든 웹 기반 이메일 계정이 제대로 관리할 수 없는 것입니다.
우리는 우리가 가장 좋아하는 Outlook 2016 최고의 팁을 파헤치기 위해 스크랩하고 샅샅이 뒤졌습니다. 이메일 관리를 더 빠르게 하고, 일정을 더 정확하게 지정하고, 직장 생활을 훨씬 더 쉽게 만들어 주는 요령입니다. 대다수는 이전 버전의 Outlook에서도 작동하므로 아직 Office 2016 (새 탭에서 열기) 업그레이드 를 하지 않은 경우 두려워하지 말고 사용해 보세요 .
- 또한 PowerPoint 2016 팁 (새 탭에서 열림 ) 및 Excel 2016 팁 (새 탭에서 열림 ) 과 함께 최고의 Word 2016 팁 (새 탭에서 열림)을 확인하십시오.
1. 빠른 부품
신제품 출시? 기술 지원을 자주 제공합니까? 이메일에서 반복해서 자신을 반복하는 데 지치셨습니까? Outlook의 빠른 부분을 사용하여 자주 사용하는 구 또는 단락을 저장하면 많은 시간을 절약할 수 있습니다. 작성기 창을 사용하여 자주 사용하려는 텍스트를 입력하고 강조 표시한 다음 삽입 > 빠른 부품 > 선택 항목 저장…으로 이동하여 Outlook의 메모리에 커밋합니다.
이제 삽입 > 빠른 부분을 사용하여 텍스트를 추가하거나 작성기 창에서 입력을 시작하는 두 가지 옵션이 있습니다. Outlook은 시각적 표시를 제공하며 Enter 키를 누르기만 하면 즉시 메시지에 추가할 수 있습니다. 그것은 당신에게 편리합니다.
2. 속도를 높이세요
하루 중 이메일을 처리하는 데 사용하는 시간은 더 중요한 활동에 사용하는 것이 더 좋은 경우가 많습니다. Outlook의 바로 가기를 아는 것은 프로그램을 더 많이 만들고 작업을 더 빨리 완료하는 가장 좋은 방법입니다. [Ctrl]+[R]로 시작하여 현재 열려 있는 이메일에 빠른 회신을 시작하고 [Alt]+[R]로 전체 회신을 시작하고 [Alt]+[W]로 메일을 전달합니다. 혼란스럽게도 [Alt]+[R]은 작업 주 일정 보기를 열고 [Alt]+[W]는 Outlook 일정에 있는 한 전체 주를 엽니다.
Excel (새 탭에서 열림) 과 마찬가지로 Outlook 2016 에는 Word의 바로 가기 사용자 지정 도구 (새 탭에서 열림) 가 없습니다 . 나중에 특정 바로 가기를 설정할 수 있는 방법을 살펴보겠지만 호스트를 찾으려면 도움말 파일을 확인하십시오. 더 많은 단축키.
3. 메일 지연
이것은 아마도 Exchange 사용자 또는 24/7 컴퓨터를 떠나는 것을 꺼리지 않는 POP/IMAP 사용자를 위한 것일 것입니다. 그러나 여전히 Outlook에서는 특정 시간에 배달되도록 전자 메일을 예약할 수 있습니다. 이것은 시간 제한 릴리스, 국제 커뮤니케이션 또는 반사회적 시간에 일하는 것처럼 보이게 만드는 데 유용합니다.
이유가 무엇이든 쉽게 만들 수 있습니다. 평소와 같이 작성기에 이메일을 작성한 다음 옵션 > 배달 지연으로 이동합니다. 적절한 필드에 메시지를 전달하려는 날짜와 시간을 팝니다. 이 시간은 현지 시간이므로 국제적 차이에 맞게 조정한 다음 확인을 누릅니다.
4. 폴더 검색
받은 편지함을 정렬하는 것은 매일 쏟아지는 메일에 답장하는 것만큼 길고 힘든 작업이 될 수 있습니다. 그러나 Outlook의 한 가지 특정 기능은 아무 것도 정렬할 필요가 없음을 의미합니다. 검색 폴더는 내에서 찾은 용어를 기반으로 메일을 자동으로 분류합니다. 아마도 '구매 주문서' 또는 '송장'. 완벽하지는 않지만 확실히 유용합니다.
폴더를 만들려면 관리하려는 받은 편지함 아래의 검색 폴더 제목을 클릭하고 새 검색 폴더를 선택합니다. 후속 조치로 표시된 메일, 읽지 않은 메일 등 다양한 템플릿이 있지만 하단 옵션을 사용하면 정확한 사양을 기반으로 검색 폴더를 만들 수 있습니다.
5. 정크 처리
원치 않는 이메일을 처리하는 것은 프로세스의 불행한 부분이지만 단일 발신자를 차단하는 것 이상을 할 수 있습니다. 홈 > 정크 > 정크 메일 옵션으로 이동하여 Outlook의 모든 스팸 방지 기능에 액세스하십시오.
계정의 액세스 요구 사항을 얼마나 엄격하게 적용할지는 귀하에게 달려 있습니다. 예를 들어 수신 허용 - 발신자 탭에서 발신자를 허용 목록에 추가하고 옵션 탭에서 적절한 선택을 사용하여 허용한 사람을 제외한 모든 사람의 메일을 자동으로 스팸 메일로 보낼 수 있습니다. 국제 탭을 사용하여 전체 최상위 도메인의 액세스를 차단할 수도 있습니다.
6. 암호화 사용
번거로움이 더해지기는 하지만 이메일 암호화가 제공하는 추가 보안 계층은 중요한 상황에서 차이를 만들 수 있습니다. Outlook이 암호화를 지원하는지 즉시 알 수는 없지만 어디를 봐야 하는지 알면 간단합니다.
파일 > 옵션 > 보안 센터로 이동한 다음 보안 센터 설정을 클릭합니다. 이메일 보안을 클릭하고 디지털 ID 가져오기를 클릭하여 메일을 암호화하기 위한 관련 자격 증명을 제공하는 다양한 서비스를 가리키는 브라우저 창을 엽니다.
모두 가입했으면 이메일 보안 탭으로 돌아가서 적절한 암호화 옵션을 켜세요. 하지만 수신자가 키를 가지고 있는지 확인하세요. 그렇지 않으면 메일이 전달되지 않습니다.
7. 빠른 단계
홈 리본의 빠른 단계 섹션은 이메일을 빠르게 살펴보는 데 적절하게 도움이 됩니다. 기본적으로 메일을 폴더로 이동, 관리자에게 전달 등 일반적으로 사용되는 여러 작업이 포함되어 있지만 정확한 사양에 맞게 메뉴를 사용자 지정할 수 있습니다.
오른쪽 하단 모서리에 있는 아이콘을 클릭하여 창으로 확장하여 시작합니다. 새로 만들기를 클릭하고 사용자 지정을 선택한 다음 드롭다운 상자를 사용하여 자동화하려는 작업을 선택합니다. 선택에 만족하면 사용자 지정 [Ctrl]+[Shift]+숫자 단축키를 할당할 수도 있습니다. 즉, 키보드에서 손을 떼지 않고도 작업을 수행할 수 있습니다.
8. 캘린더 수정
우리 모두 하루를 30분 단위로 깔끔하게 나누기를 원하지만 항상 그런 것은 아닙니다. Outlook의 일정 보기는 하루를 훨씬 더 정확한 조각으로 나눌 수 있습니다. 빈 일정 공간을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 보기 설정 > 기타 설정을 선택한 다음 시간 척도를 원하는 대로 변경하면 됩니다.
또한 작업 목록을 캘린더 보기와 결합하여 하루의 업무를 전반적으로 살펴보는 것도 매우 유용합니다. 캘린더를 열고 보기 리본으로 이동한 다음 일일 작업 목록 버튼을 사용하여 원하는 곳에 배치하세요.
9. 현황 보고
화면 하단의 상태 표시줄은 보고 싶은 것을 정확하게 표시하도록 조정할 수 있습니다. 예를 들어 확대/축소 컨트롤을 사용하지 않는 경우 완전히 제거할 수 있습니다. 공간이 제한된 계정을 사용하는 경우 남은 이메일 할당량을 추가할 수 있습니다. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 사용자 정의 메뉴를 불러오고 필요한 정보를 비활성화하거나 활성화하십시오.
화면 맨 위에 있는 빠른 실행 도구 모음도 마찬가지입니다. 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정을 선택하여 보고 싶은 아이콘을 설정하세요. 파일로 이동하여 자신만의 리본 메뉴를 만들 수도 있습니다. > 옵션 > 리본 사용자 정의.
10. winmail.dat 제거
다음은 몇 년 동안 계속되고 있는 이상한 일입니다. 설명할 수는 없지만 여전히 Outlook 2016 시대에 있습니다. 메일을 보내면 특정 수신자가 열 수 없는 신비한 첨부 파일(winmail.dat)을 받았다고 불평합니다. 또는 무엇이든 할 수 있습니다. 그들은 왜 그것을 얻습니까? RTF 형식으로 메일을 보내기 때문에 포함된 모든 글꼴과 첨부 파일을 Windows에서 패키징하는 방식입니다.
이를 중지하려면 일반 텍스트 또는 HTML을 사용하여 메시지를 보내십시오. 파일 > 옵션 > 메일로 이동하고 메시지 형식까지 아래로 스크롤한 다음 서식 있는 텍스트 메시지를 HTML 형식으로 변환하도록 Outlook이 설정되어 있는지 확인하여 다시는 발생하지 않도록 합니다.
- Apple 컴퓨터 사용자인 경우 Mac용 Outlook 2016 팁 (새 탭에서 열림) 을 확인하세요.