Microsoft Office 도움말: 직원의 생산성을 높이는 데 도움이 되는 18가지 시간 절약 팁

08/25 2021
마이크로 소프트 오피스
(이미지: © Shutterstock)

문서, 스프레드시트 (새 탭에서 열림 ) 및 프레젠테이션 ( 새 탭에서 열림) 을 사용하여 온라인 ( 탭에서 열림)을 만들고 공동 작업하는 대부분의 기업 및 개인 은 Microsoft Office에 익숙할 것입니다. -이 강력한 오피스 제품군에 내장된 저장 기능.

이 문서에서는 Microsoft 365 (새 탭에서 열기) 또는 Microsoft Office 2019를 사용하는지 여부에 관계없이 귀하와 귀하의 직원이 Microsoft Office 제품군을 최대한 활용할 수 있도록 도와주는 18가지 시간 절약 팁을 살펴보겠습니다. (새 탭에서 열림) . 문서, 스프레드시트 및 프리젠테이션이 보기 좋게 표시되며 절반의 시간 안에 완료할 수 있습니다.

이러한 숨겨진 기능을 적절하게 사용하면 직원 생산성 (새 탭에서 열림) 을 크게 향상하여 시간과 비용을 절약하고 더 즐거운 작업 환경을 제공할 수 있습니다. 

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Microsoft Office를 최대한 활용하는 방법: 준비

새로운 기능이 Microsoft Office에 항상 추가되므로 소프트웨어가 최신 버전인지 확인하십시오. Microsoft 365 구독이 있는 경우 Microsoft 자동 업데이트 앱에서 앱을 업데이트하거나 단순히 자동 업데이트를 허용할 수 있습니다. 그렇지 않고 독립형 버전의 Microsoft Office를 구입한 경우 아래 나열된 일부 기능에 액세스하려면 업그레이드해야 할 수 있습니다.

팁 1: OneDrive로 변경 사항 자동 저장

OneDrive (새 탭에서 열림) 는 Microsoft Office의 클라우드 저장소 (새 탭에서 열림) 서비스이며 Microsoft 365 구독 여부에 관계없이 사용할 수 있습니다. OneDrive를 사용하면 언제 어디서나 모든 파일에 액세스할 수 있을 뿐만 아니라 OneDrive를 Microsoft Office 소프트웨어에 연결하여 자동 저장 기능을 활용할 수도 있습니다. 

활성화되면 변경 사항이 실시간으로 클라우드에 업데이트됩니다. 또한 OneDrive는 여러 버전의 문서를 저장하므로 필요에 따라 쉽게 비교하고 이전 버전으로 롤백할 수 있습니다. 컴퓨터 결함이나 정전으로 한 시간 분량의 작업을 손실해 본 사람이라면 누구나 이 기능이 얼마나 시간을 절약해 주는지 알 것입니다. Microsoft 365에서 이전 버전을 찾으려면 파일 > 정보 > 버전 기록을 클릭합니다.

팁 2: 제품군 전체 단축키 알아보기

Microsoft Office의 가장 큰 장점 중 하나는 다양한 앱에서 일관된 사용자 경험을 제공한다는 것입니다. 즉, 대부분의 바로 가기 키는 Word (새 탭에서 열림) , Excel (새 탭에서 열림)PowerPoint (새 탭에서 열림) 에서 동일한 방식으로 작동합니다 . 이러한 명령을 학습하면 생산성을 크게 높일 수 있습니다. 저장하려면 Ctrl + S(⌘S), 인쇄하려면 Ctrl + P(⌘P), 글꼴 대화 상자용 Ctrl + D(⌘D)와 같은 더 모호한 명령은 제품군 전체에서 작동합니다. 

훌륭한 생산성 팁은 직원들에게 일반적인 지름길 목록을 제공하여 그것이 자연스럽게 될 때까지 필요에 따라 참조할 수 있도록 하는 것입니다. 

팁 3: Tell Me 기능 사용(Word)

Tell Me(무엇을 하고 싶은지) 기능이 Microsoft Office 2016에 추가되었지만 사용 방법을 배우면 신의 선물입니다. 스타일을 바꾸고 싶나요? "스타일"을 입력합니다. 사진을 자르시겠습니까? "자르기"를 입력합니다. 표 삽입, 메모 추가, 레이아웃 변경, 디자인 업데이트, 텍스트 소리내어 읽기 등 거의 모든 Office 기능에 이 메뉴를 통해 빠르고 쉽게 액세스할 수 있으며, 스마트 제안을 통해 원하는 내용을 입력하여 쉽게 찾을 수 있습니다. 한두 단어만.

그러나 Microsoft 365는 기능 세트를 지속적으로 업데이트하고 있으며 최신 버전에는 없을 수 있습니다.

팁 4: 공유 버튼으로 문서를 빠르게 공유

공유 버튼은 앱의 오른쪽 상단에 있으며 OneDrive, 이메일, AirDrop(Mac만 해당) 및 기타 타사 서비스를 통해 문서를 빠르게 공유하는 데 사용할 수 있습니다. 이메일 클라이언트를 열고 파일을 검색하는 대신("이걸 또 어디에 저장했지?") 공유 버튼을 클릭하고 수신자를 선택하기만 하면 됩니다.

팁 5: 찾기 및 바꾸기

전체 문서에서 단어 또는 단어 그룹을 변경해야 하는 경우 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하여 신속하게 변경할 수 있습니다. Ctrl + Shift + H (⌘⇧H)를 누르면 찾기 및 바꾸기 대화 상자가 나타납니다. 찾기 상자에 변경하려는 텍스트를 입력하고 바꾸기 상자에 바꿀 텍스트를 입력하고 바꾸기 버튼을 누르십시오. Office에서 문서를 검색하고 필요에 따라 변경합니다.

아무것도 바꾸지 않고(바꾸기 필드를 비워둠) 단어의 여러 인스턴스를 삭제할 수도 있습니다.

팁 6: 고급 찾기 및 바꾸기

이 강력한 도구에는 눈에 보이는 것보다 더 많은 것이 있습니다. 대화 상자의 왼쪽 하단에 있는 버튼을 클릭하면 필요한 텍스트의 글꼴 스타일, 단락 설정 등을 즉시 변경할 수 있는 고급 기능에 액세스할 수 있습니다.

예를 들어 모든 굵은 텍스트를 찾아 글꼴을 빨간색으로 만들거나 특정 언어의 모든 텍스트를 선택하여 기울임꼴 로 만들 수 있습니다 . 특정 텍스트 스타일을 광범위하게 변경해야 할 때마다 이 기능을 사용하세요.

팁 7: 멋진 문서를 위한 스타일 조정 및 사용

얼마나 많은 사람들이 매일 Microsoft Office를 사용하면서도 여전히 스타일을 활용하여 문서를 간소화하고 작성 속도를 높이지 않는지 놀랍습니다. 스타일은 홈 탭에서 찾을 수 있으며 미리 디자인된 글꼴 설정을 즉시 적용할 수 있습니다. 필요와 문서에 맞게 이러한 스타일을 수정할 수도 있습니다. 테마를 변경하면 스타일도 자동으로 업데이트되므로 전체 문서의 모양을 순식간에 쉽게 수정할 수 있습니다.

팁 8: Spike로 여러 항목 복사 및 붙여넣기

이 편리한 기능을 사용하면 여러 항목을 복사하여 한 번에 모두 붙여넣을 수 있습니다. 첫 번째 텍스트 블록을 선택하고 Ctrl + F3 또는 ⌘F3을 누른 후 다음 블록으로 이동합니다. Ctrl 또는 Command + F3을 누를 때마다 텍스트가 저장되는 식입니다. 모든 항목을 붙여넣을 준비가 되면 Ctrl + Shift + F3 또는 ⌘⇧F3을 입력합니다. "spike"(소문자)를 입력하고 Enter 키를 누르면 저장된 텍스트가 메모리에 남아 나중에 사용할 수 있습니다.

팁 9: 서식 복사 및 붙여넣기

Ctrl + Shift + C(⌘⇧C)를 눌러 서식(글꼴 및 단락 스타일, 색상, 정렬 등)을 복사하고 Ctrl + Shift + V(⌘⇧V)를 눌러 선택한 텍스트에 서식을 지정합니다.

팁 10: Office 리본 맞춤 설정

메뉴 또는 확장기에서 특정 기능을 자주 찾는 경우 주저하지 말고 리본의 전면 중앙에 추가하십시오. 기본 설정 > 리본 및 도구 모음에서 또는 파일 > 옵션 > 리본 사용자 지정으로 이동하여 이 작업을 수행할 수 있습니다. 빠른 액세스를 위해 리본에 추가할 수 있는 다양한 기능에 놀랄 수도 있습니다. 열려 있는 탭을 한 번 클릭하거나 보기 > 리본으로 이동하거나 Ctrl+F1(⌥⇧R)을 입력하여 더 많은 공간을 확보하기 위해 리본을 숨길 수도 있습니다.

팁 11: 단락을 선택하려면 세 번 클릭하십시오.

대부분의 사람들은 단어를 두 번 클릭하여 선택할 수 있다는 것을 알고 있습니다. 단어를 세 번 클릭하여 전체 단락을 선택할 수도 있습니다. 이는 편집할 때 많은 양의 텍스트를 이동할 때 매우 편리합니다.

팁 12: 자동 수정을 조정하십시오.

의미를 확신하더라도 입력하는 동안 Microsoft Office가 텍스트를 변경한다는 것은 일반적인 불만 사항입니다. 도구 > 자동 고침 옵션에서 이러한 설정을 조정할 수 있습니다. 당신을 괴롭히는 단어를 제거하거나 자주 잘못 입력하는 단어를 추가할 수 있습니다. (c)를 ©로 바꾸는 것과 같이 기호를 추가할 수도 있습니다.

팁 13: 문서를 나란히 비교(Windows에만 해당)

물론 별도의 창을 열어 나란히 놓을 수도 있지만 Microsoft Office의 Side-by-Side 기능은 한 단계 더 나아가 긴 문서 버전을 비교하고 편집할 때 엄청난 시간을 절약해 주는 동기화된 스크롤 기능입니다.

팁 14: 분할 보기로 동일한 문서의 서로 다른 두 부분 보기

이것은 다른 섹션을 참조하면서 문서의 한 부분을 변경해야 할 때(예를 들어 서론이나 결론을 작성할 때) 환상적인 도구입니다. 보기 리본으로 이동하여 분할 보기를 선택하기만 하면 됩니다. 각 창에서 다른 섹션으로 독립적으로 스크롤하고 둘 중 하나에서 변경할 수 있습니다.

팁 15: 전문가처럼 복사 및 붙여넣기

거의 모든 사람이 텍스트 블록을 복사하여 붙여넣는 방법을 알고 있지만 서식 없이 텍스트를 빠르게 붙여넣거나 문서 내부에 이미지나 PDF로 직접 붙여넣을 수 있다는 것을 알고 계셨습니까? Ctrl + Alt + V(⌘⌃V)를 입력하면 옵션 대화상자가 표시됩니다. 

Word에서는 이 대화 상자를 사용하여 서식 없이 텍스트를 붙여넣을 수 있지만 Excel에서는 테두리를 제외한 값, 서식 또는 주석만 붙여넣을 수 있으며 심지어 더하기, 빼기, 곱하기 및 나누기 합계도 즉시 붙여넣을 수 있습니다.

팁 16: 바로 가기 메뉴 사용자 지정

문서 맨 위에 있는 모든 앱의 바로 가기 메뉴에서 빠른 실행 도구 모음에 자주 사용하는 기능을 추가할 수 있습니다. 기본적으로 저장, 인쇄 및 실행 취소와 같은 명령이 표시되지만 여기에서 거의 모든 것을 추가할 수 있습니다. 필요에 따라 명령을 추가하려면 오른쪽 화살표를 클릭하기만 하면 됩니다.

팁 17: 도형 병합(Powerpoint)

다양한 단순한 모양을 결합하여 프레젠테이션에서 멋지게 보일 더 복잡한 모양을 만들 수 있으며 이를 위해 Illustrator와 같은 고급 도구가 필요하지 않습니다. 병합할 도형을 선택하고 형식 탭에서 도형 병합을 클릭하기만 하면 됩니다. 이렇게 병합된 도형을 복사하여 Word와 같은 다른 앱에 붙여넣을 수 있습니다.

팁 18: 조건부 서식을 사용하여 동적으로 셀 서식 지정(Excel)

조건부 서식을 사용하면 값이나 내용에 따라 특정 셀에 스타일을 적용할 수 있습니다. 예를 들어 모든 양수 값을 녹색으로 만들고 모든 음수 값을 빨간색으로 만들 수 있습니다. 서식을 지정할 셀을 선택한 다음 홈 리본에서 조건부 서식 탭을 사용하기만 하면 됩니다. 많은 사전 설정이 있거나 자신만의 규칙과 방정식을 정의할 수 있습니다.

요약

Microsoft Office는 직원의 작업을 능률화하고 생산성을 높이는 데 도움이 되는 수많은 강력한 옵션을 제공하는 최고의 오피스 제품군 중 하나입니다. 팀 구성원이 소프트웨어를 탐색하고 그들 사이에서 팁과 요령을 적극적으로 공유하도록 격려하십시오. 새로운 기능을 발견하는 것은 재미있고 흥미진진할 뿐만 아니라 협업을 훨씬 더 쉽게 만들고 직원들이 더 편안하게 작업하면서 더 짧은 시간에 더 많은 일을 할 수 있도록 합니다.