고객 데이터를 추적하기 위해 스프레드시트 소프트웨어를 사용하기 시작한 소기업에게는 매력적인 일입니다. CRM 프로그램은 이를 위한 더 나은 방법을 제공합니다. CRM 대 스프레드시트 논쟁에서 데이터 보안, 편의성 및 확장성을 향상시킬 수 있습니다. 자세한 내용은 스프레드시트를 CRM 대신 사용하는 방법에 대한 기사를 읽어보십시오. 나쁜 생각인 5가지 이유.
스프레드시트에서 전문 CRM 프로그램으로 전환할 준비가 되면 다음의 간단한 6단계를 따라 올바르게 전환하십시오.
1. CRM 프로그램 선택
시장에는 수백 가지의 CRM 프로그램이 있으며 필요에 맞는 프로그램을 선택하는 것이 부담스러울 수 있습니다. 검색 범위를 좁히는 데 도움이 되는 최고의 CRM 소프트웨어 (새 탭에서 열림) 에 대한 선택 목록을 정리했습니다 .
Zoho CRM (새 탭에서 열림)은 Excel에서 직접 데이터를 가져올 수 있는 저렴한 CRM을 찾는 중소기업에 적합합니다. 빠르고 쉬운 솔루션을 원하신다면 시도해 보십시오. Zoho에 대한 자세한 내용은 전체 Zoho CRM 리뷰 (새 탭에서 열림) 를 읽어보십시오 .
CRM을 조사할 때 대부분 스프레드시트를 대체할 수 있음을 알 수 있습니다. 마케팅 자동화, 보안 및 다른 프로그램과의 통합과 같은 각각의 주요 기능을 검토하십시오. 비용 대비 최고의 효과를 얻으려면 기존 소프트웨어와 통합되고 고객 데이터를 안전하게 유지하며 특정 비즈니스 요구 사항에 맞는 기능을 갖춘 CRM을 찾으십시오.
2. 스프레드시트 서식 지정
CRM으로 올바르게 변환되도록 스프레드시트의 형식을 지정해야 합니다. 이 단계는 시간이 많이 걸리지만 한 번만 수행하면 됩니다. 스프레드시트와 마찬가지로 CRM에는 고객의 성과 이름, 회사 이름, 주소 등에 대한 필드가 포함됩니다. CRM이 올바르게 채워지도록 하려면 스프레드시트에서 이러한 필드를 올바른 순서로 정렬해야 합니다.
대부분의 CRM 공급자는 스프레드시트를 올바르게 포맷하는 방법에 대한 가이드를 제공합니다. Zoho CRM에는 스프레드시트 서식 지정 프로세스를 안내하는 데이터 가져오기 마법사가 있습니다. CRM에서 이러한 마법사를 제공하지 않는 경우 올바른 형식의 템플릿이 있는 고객 지원 사이트를 확인하십시오.
3. 스프레드시트를 올바른 형식으로 변환
시장에서 가장 널리 사용되는 스프레드시트 프로그램은 기본적으로 스프레드시트를 .xlsx 형식으로 저장하는 Microsoft Excel (새 탭에서 열림) 입니다. .doc, .docx 및 .xlsm과 같은 다른 형식이 있습니다. 모든 CRM이 이러한 형식을 읽을 수 있는 것은 아니므로 스프레드시트를 읽을 수 있는 형식(일반적으로 .csv)으로 변환해야 합니다.
Excel 스프레드시트를 .csv 형식으로 변환하려면 시트를 열고 파일 > 내보내기 > 파일 형식 변경으로 이동한 다음 CSV를 클릭합니다. 새 .csv 파일을 저장할 위치를 선택하고 Excel에서 변환이 완료될 때까지 기다립니다.
.csv는 일반 텍스트 형식이므로 변환 프로세스 중에 이미지나 고급 텍스트 형식이 손실됩니다.
4. 가져오기 전에 데이터 검토
데이터를 가져오기 전에 잠재적 불일치에 대한 데이터 무결성을 다시 확인하십시오. CRM 템플릿에 따라 모든 필드의 이름이 올바르게 지정되었는지 확인하십시오. 일부 데이터는 CRM의 드롭다운 또는 글머리 기호 목록으로 전송된다는 점에 유의하십시오. 예를 들어, CRM에는 Ms, Mrs 및 Dr의 세 가지 여성 직함 옵션이 있는 드롭다운 목록이 있을 수 있습니다. 스프레드시트에서 드롭다운 목록으로 전송되는 모든 데이터의 철자가 목록에 있는 것과 정확히 일치하는지 확인하십시오. 마지막으로 빈 행이나 열이 있는지 확인하십시오. 때때로 CRM은 특정 수의 빈 줄을 초과하여 가져오지 않습니다.
일부 문자는 금지될 수 있습니다. 즉, 데이터를 가져올 때 해당 문자가 있으면 충돌이 발생할 수 있습니다. CRM 공급자는 지원 사이트 또는 데이터 가져오기 마법사에 금지된 문자를 나열해야 합니다. 찾기 기능(일반적으로 키보드의 Ctrl+F를 통해)을 사용하여 금지된 문자가 스프레드시트에 없는지 확인하십시오.
5. 데이터 가져오기
가져오기 프로세스는 CRM에 따라 다를 수 있으므로 특정 지원 사이트를 참조하여 선택한 CRM 프로세스를 알아보세요. Zoho의 경우 만들기 버튼을 클릭하고 리드, 거래처, 연락처 등과 같이 가져오려는 데이터 유형을 선택합니다. .csv 파일로 이동하여 클릭하여 가져옵니다.
가져오는 데 걸리는 시간은 가져오기 파일 크기와 인터넷 연결에 따라 몇 초에서 몇 분 또는 몇 시간까지 다양합니다. 프로세스가 완료되면 데이터가 스프레드시트에서 CRM으로 전송되므로 기술적으로 완료된 것입니다. 그러나 성공적인 이전을 위해 거쳐야 할 단계가 하나 더 있습니다.
6. 데이터 유효성 검사
CRM이 가져오기 프로세스를 완료하면 고객 파일 몇 개를 열고 필드를 검토하여 모든 항목이 일치하는지 확인하십시오. 이름이 있어야 하는 성, 주소 필드의 문자 등과 같이 잘못된 영역의 데이터에 주의하십시오.
Most CRM programs offer validation tools that can be used to check the correctness of specific fields according to preset rules. For example, if a particular field such as unit number can only be a number, you can create a rule for this in the CRM. The CRM will automatically flag any fields with this rule that contain letters, or any characters other apart from numbers, for you to review and fix.
Validation rules are particularly useful when converting data from a spreadsheet, as they can help you catch errors during conversion.
Summary
Before transferring data from a spreadsheet to a professional CRM, you should choose a program that suits your needs. In addition to our ‘best of’ list above, we have lists of the best free CRM software (opens in new tab) and the best CRM for small business (opens in new tab) that will help you narrow your search.
Once you’ve picked a CRM program, consult its support site for the appropriate steps to prepare your spreadsheet for transfer. Pay attention to the proper file formats, usually .csv, and be sure to properly format your spreadsheet and avoid forbidden characters.