그 어느 때보다 더 많은 비즈니스 커뮤니케이션이 이메일과 인스턴트 메시징 도구를 통해 이루어지고 있지만 보다 진지한 전문 커뮤니케이션은 여전히 편지를 통해 이루어지고 있습니다.
비즈니스 서신을 작성해야 하는 경우 성공하려면 전문성을 유지하고 형식을 올바르게 유지하는 것이 중요합니다. 사람들은 당신이 적절한 전문 문서를 작성하지 않으면 당신을 진지하게 받아들이지 않을 것이며, 그것은 당신의 직장 생활의 모든 영역에서 당신의 발전을 방해할 수 있습니다.
편리하게도 완벽한 비즈니스 서신을 작성하고 보내고자 할 때 따를 수 있는 구체적이고 보편적인 규칙이 있습니다. 여기에 5단계로 요약되어 있습니다. 지침을 따르기만 하면 됩니다.
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제대로 시작해
모든 비즈니스 서신은 연락처 정보로 시작해야 합니다. 귀하의 이름, 직함, 주소, 전화번호 및 이메일 주소를 먼저 포함해야 합니다. 하지만 귀하의 회사가 이미 연락처 세부 정보를 포함하는 표제 문서를 가지고 있는 경우 해당 정보 중 일부를 생략할 수 있습니다.
귀하의 주소 바로 뒤에 날짜를 포함하고 수령인의 연락처 정보를 귀하와 동일한 순서와 형식으로 기재하십시오.
올바른 인사말 사용
연락처 정보가 정렬되고 정확해지면 편지를 제대로 열어야 합니다. 즉, 받는 사람을 반영하는 올바른 인사말을 사용해야 합니다.
누구에게 편지를 쓰는지 확실하지 않은 경우 고전적인 " 대상 (새 탭에서 열림) "을 사용하세요. 수취인과 개인적 관계가 없는 경우 공식적인 "친애하는"을 사용하고 직함과 성을 사용하십시오. 그 사람과 이미 비공식적이고 친근한 관계가 있는 경우에만 이름을 사용하십시오.
항상 필요한 것은 아니지만 받는 사람이 문서의 내용을 빠르게 식별할 수 있도록 인사말 위나 아래에 제목 줄을 포함할 수도 있습니다. 받는 사람이 많은 메일을 받는 경우 특히 유용합니다.
쓰기 경로에서
주소와 인사말을 정리했다면 이제 편지의 본문을 쓸 차례입니다. 내용은 분명히 귀하에게 달려 있지만 비즈니스 서신은 항상 커뮤니케이션의 전반적인 목적을 다루기 위해 첫 번째 단락을 사용해야 합니다.
전문적인 편지는 일관된 형식을 가져야 합니다. 텍스트는 한 줄 간격을 사용해야 하며 이상적으로는 왼쪽 정렬되어야 합니다. 각 단락 사이에 명확한 선을 두어야 합니다.
명확하고 전문적인 언어를 사용하고 주제에 집중하고 마지막 단락에서 요점을 요약하십시오. 추가 조치가 필요한 경우 수신자에게 다음에 이상적으로 일어날 일을 알리기 위해 정중한 지침이나 행동 촉구를 포함하십시오.
강력한 마무리
편지의 본문을 마무리했을 때 제대로 마무리하고 프로페셔널한 어조를 유지해야 합니다. 편지를 받는 사람과 친밀한 관계라면 "진심으로, 정중하게 당신의 것"과 같은 인사말로 편지를 마무리하거나 "최고" 또는 "감사합니다"와 같은 덜 형식적인 문구로 편지를 마무리할 수 있습니다.
편지를 인쇄하여 부치려면 서명을 위해 네 줄을 남겨두고 이름과 직함을 입력하십시오. 문서를 이메일 로 보내려는 경우 (새 탭에서 열림) 이 작업을 수행할 필요가 없습니다. 추가 공간 없이 전체 이름과 직함만 포함하면 됩니다.
편지의 이 시점에서 편지에 포함된 모든 문서의 이름을 나열하는 간단한 메모를 남길 수도 있습니다. 수신자가 누락된 것이 없는지 확인할 수 있기 때문에 추가 서류가 포함된 편지를 보내야 하는 경우에 유용합니다. 편지를 직접 작성하지 않은 경우 이 시점에서 타이피스트의 이니셜을 포함할 수도 있습니다.
세부 사항을 올바르게 파악하십시오.
전문적인 편지의 형식을 올바르게 지정하려면 따라야 할 네 가지 주요 규칙입니다. 그러나 이 외에도 정말 훌륭한 일을 하고 편지가 원하는 결과를 얻도록 하기 위해 이러한 추가 팁을 준수해야 합니다.
게시하기 전에 문서를 교정해야 합니다. 편지에 철자나 문법 오류가 있으면 전문적으로 보이지 않습니다. 형식을 일관되게 유지하고 전체적으로 동일한 글꼴 (새 탭에서 열림) 을 사용하세요. Times New Roman, Garamond 또는 Calibri와 같은 전문적인 글꼴이 이상적입니다.
무엇을 작성하든 너무 많은 세부 사항을 사용하지 않았는지 확인하십시오. 편지는 그다지 중요하지 않은 세부 사항에 얽매일 수 있습니다. 중복된 단어나 무의미한 업계 전문 용어를 사용하지 말고 약어를 사용하지 마십시오. 수신자가 귀하의 의미를 알 수 있을지 확신할 수 없습니다.
- 최고의 작문 소프트웨어 (새 탭에서 열림) 를 사용하여 작문 시 불필요한 문법 및 구두점 오류를 방지하세요.