Google Workspace (새 탭에서 열림)에는 세계 최고의 생산성 앱 (새 탭에서 열림) 이 포함되어 있습니다. 이 사무용 소프트웨어 ( 새 탭에서 열림) 에서 더 많은 가치를 끌어내는 데 도움이 되는 몇 가지 시간 절약 팁 (새 탭에서 열림) 을 이미 배웠을 것입니다 . 그러나 대부분의 사용자가 깨닫지 못하는 것은 Google 스프레드시트, 문서, Gmail 및 양식이 거의 무제한에 가까운 워크플로 자동화를 지원한다는 것입니다. 이는 주문 라우팅 및 요청 양식 평가와 같은 일상적인 작업을 수행하는 데 상당한 시간을 소비하는 중소기업에 특히 유용할 수 있습니다.
이 가이드에서는 Google Workspace에서 워크플로 자동화가 작동하는 방식을 설명하고 비즈니스에서 이 Office 제품군의 성능을 높이는 데 사용할 수 있는 몇 가지 부가기능을 강조합니다.
Google Workspace의 워크플로란 무엇인가요?
원시 데이터를 비즈니스에서 사용할 수 있는 형식으로 변환하려면 시간이 걸립니다. 양식에서 연락처 제출을 받는 경우 CRM 소프트웨어 (새 탭에서 열림) 에서 읽을 수 있는 형식으로 변환해야 할 수 있습니다 . 주문 요청을 받으면 해당 요청을 분할하고 조직의 다른 사람에게 다른 세부 정보를 보내야 할 수 있습니다.
고맙게도 Google Workspace를 사용하면 문서 워크플로를 통해 이러한 변환을 자동화할 수 있습니다. 이러한 워크플로를 사용하면 데이터가 통과해야 하는 일련의 단계를 지정한 다음 해당 프로세스를 수행할 수 있습니다. 일반적으로 문서 워크플로는 사용자 정의가 가능하므로 자동화 프로세스를 비즈니스 요구 사항에 쉽게 맞출 수 있습니다.
Google 문서 (새 탭에서 열림) , 스프레드시트, Gmail, 설문지를 비롯한 대부분의 Google Workspace 앱에서 자동화된 문서 워크플로를 만들 수 있습니다 .
문서 작업 흐름을 자동화하는 방법: Apps Script와 부가 기능 비교
생성해야 하는 자동화된 워크플로의 복잡성에 따라 갈 수 있는 두 가지 경로가 있습니다.
워크플로를 생성하는 가장 쉬운 방법은 목적에 맞게 구축된 추가 기능을 사용하는 것입니다. Google 웹 스토어에는 수백 가지의 자동화 애드온이 있습니다. 이들 중 일부는 무료이지만 대부분은 일회성 지불 또는 월간 구독이 필요합니다. 유료 제품을 선택한 경우 문제가 발생할 경우를 대비하여 해당 제품을 만드는 회사에서 고객 지원을 제공하는지 확인하십시오.
완전 맞춤형 자동화를 무료로 만들고 싶다면 Apps Script를 사용할 수 있습니다. 누구나 Google Workspace 앱용 부가기능을 만들 수 있도록 Google에서 구축한 개발자 환경입니다. 실제로 Google 웹 스토어에서 찾을 수 있는 거의 모든 유료 자동화 애드온은 Apps Script를 사용하여 구축되었습니다. Apps Script에서 코딩을 시작하는 데 도움이 되는 많은 리소스가 있지만 코드를 통해 간단한 자동화를 설정하는 것조차 시간이 많이 걸릴 수 있습니다.
How to access automation add-ons
If you want to browse add-ons for Google Sheets (opens in new tab), Docs, Gmail, or Forms, you can find them in the Google web store. The easiest way to access the web store is to find the Add-ons menu in any of these apps and then click Get add-ons. This will bring up a window that is already filtered to show you only add-ons that work with the Google Workspace app you’re currently using.
You can install any add-on from the web store simply by clicking the Install button. Note that paid add-ons may require you to buy a subscription before you’ll be able to start using them.
What can you do with document workflows?
자동화된 문서 워크플로로 수행할 수 있는 작업 유형에 대한 아이디어를 제공하기 위해 몇 가지 예를 살펴보겠습니다. Google 웹 스토어의 앱을 사용하지만 Apps Script를 통해 이러한 많은 워크플로를 무료로 만들 수 있습니다.
너무 일반적으로 비즈니스 데이터는 여러 스프레드시트 (새 탭에서 열림) 에 분산되어 있습니다 . 서로 다른 시트에 저장된 서로 다른 부서의 세분화된 판매 데이터가 있을 수 있습니다. 또는 별도의 문서에 저장된 다양한 입력 양식의 고객 정보가 있을 수 있습니다.
워크플로 자동화를 사용하면 여러 스프레드시트의 데이터를 단일 마스터 테이블로 쉽게 결합할 수 있습니다. 이를 위해 SheetGo(사용자당 월 12달러부터 시작)를 사용하는 것이 좋습니다. 여러 Google 스프레드시트 파일을 쉽게 연결할 수 있기 때문입니다. 더 나아가 SheetGo는 Excel 및 CSV 파일을 수집하고 해당 문서의 데이터를 마스터 Google 스프레드시트로 자동으로 전달할 수도 있습니다.
이 자동화 애드온의 특히 좋은 점은 자동으로 업데이트된다는 것입니다. SheetGo는 원하는 만큼 자주 배포된 스프레드시트에서 새 데이터를 확인하고 Google 스프레드시트 내의 편집 내역 기능을 사용하여 마스터 문서의 변경 사항을 추적합니다.
휴가 요청, 보고서 및 기타 내부 프로세스에 대한 승인은 대부분의 비즈니스를 원활하게 운영하는 데 필수적입니다. Form Workflow Plus (새 탭에서 열림) (연간 $300부터 시작)와 같은 추가 기능을 사용하면 Google Forms를 Sheets에 쉽게 연결하여 승인 요청을 추적하고 관리할 수 있습니다.
이 추가 기능을 사용하면 관리자는 Google 설문지 (새 탭에서 열림) 내에서 요청 양식을 작성하기만 하면 됩니다 . 해당 양식이 작성되고 모든 데이터가 스프레드시트에 입력되면 지정된 승인자에게 라우팅됩니다. 시트는 개별 승인자의 결정 및 의견과 함께 승인 프로세스에서 요청이 있는 위치를 추적합니다.
Form Workflow Plus는 다단계 승인 라우팅도 지원하므로 주문 라우팅과 같은 보다 복잡한 워크플로우에 유용할 수 있습니다.
사용할 수 있는 이메일 마케팅 도구는 많지만, Yet Another Mail Merge(무료 사용)와 같은 추가 기능을 사용하여 Gmail (새 탭에서 열림) 내에서 놀랍도록 모든 기능을 갖춘 이메일 캠페인을 만들 수 있습니다.
이 앱을 사용하면 이메일을 보내려는 모든 사람의 이메일 주소를 스프레드시트에 입력할 수 있습니다. 그런 다음 Gmail에 메시지를 작성하고 앱의 내장 코드를 사용하여 개인화를 추가할 수 있습니다.
보낼 준비가 되면 스프레드시트로 돌아가면 Yet Another Mail Merge가 목록에 있는 모든 사람에게 이메일을 배달합니다. 스프레드시트 내에서 바로 이메일 열기, 클릭 및 회신을 추적할 수 있습니다.
이 도구의 가장 좋은 점은 다양한 캠페인에 대한 스프레드시트를 무제한으로 만들 수 있다는 것입니다. 또한 스프레드시트를 사용하고 있으므로 CRM, Google Forms 또는 기존 스프레드시트에서 마케팅 캠페인을 구축하기 위해 연락처 정보를 쉽게 가져올 수 있습니다.
스프레드시트는 프로젝트 작업 및 이정표를 배치하는 데 놀라울 정도로 효과적일 수 있습니다. 또한 ProjectSheet와 같은 추가 기능을 사용하여 스프레드시트 내에서 진행 상황 추적을 자동화할 수 있습니다.
이 편리한 무료 추가 기능은 마일스톤당 작업 수를 자동으로 계산하고 각 작업이 완료, 진행 중 또는 시작되지 않은 것으로 지정되었는지 여부를 추적합니다. 이를 바탕으로 각 프로젝트 단계의 완료율을 표시합니다.
또한 ProjectSheet는 프로젝트가 일정보다 늦어지는 시기를 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 부가 기능은 하위 작업이 정해진 기한에 도달했는지, 근접했는지 또는 지난지 여부에 따라 각 이정표의 진행률 표시줄을 녹색, 노란색 또는 빨간색으로 자동으로 강조 표시합니다.
비즈니스용 스마트폰 앱을 만드는 것은 일반적으로 전담 소프트웨어 개발자를 고용해야 하는 시간과 비용이 많이 드는 프로세스입니다. 그러나 워크플로 자동화를 사용하면 Google 스프레드시트 내에서 바로 기본 모바일 앱을 만들 수 있습니다.
이를 위해 AppSheet 추가 기능(사용자당 월 5달러부터 시작)으로 전환합니다. 이 앱을 사용하면 스프레드시트에 데이터를 추가하기만 하면 됩니다. 데이터는 모바일 온라인 스토어 생성을 위한 매장 재고, 내부 디렉토리 생성을 위한 직원 연락처 정보 등 무엇이든 될 수 있습니다.
스프레드시트를 AppSheet에 연결한 다음 필요에 따라 데이터 열의 속성을 편집합니다. 인벤토리 관리와 같은 작업을 위해 데이터의 하위 집합을 지정하고 사용자 정의 표현식을 추가할 수 있습니다. 준비가 되면 미리 정의된 다양한 표시 템플릿 중에서 선택하여 데이터가 새 앱에 표시되는 방식을 결정할 수 있습니다.
이 모든 것의 가장 좋은 점은 다른 Google Workspace 자동화 워크플로와 원활하게 통합된다는 것입니다. 인앱 트리거를 기반으로 자동 이메일을 트리거하거나 사용자가 다른 스프레드시트에 입력하는 데이터를 추가하도록 AppSheet를 구성할 수 있습니다. 또한 AppSheet는 스프레드시트로 쉽게 가져올 수 있는 자동화된 보고서를 보낼 수 있습니다.
요약
Google Google Workspace 내에서 문서 워크플로를 자동화하면 회사의 시간과 비용을 절약하고 강력한 새 기능을 사용할 수 있습니다. Apps Script를 사용하여 자동화된 워크플로를 생성할 수 있지만 Google 웹 스토어 내에서 자동화를 지원하는 많은 무료 및 유료 추가 기능을 찾을 수 있습니다. 워크플로 자동화가 비즈니스 프로세스를 보다 원활하게 실행하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보려면 이러한 기능 추가 기능 중 일부를 지금 사용해 보십시오.
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